Sadržaj

• koraci
• Savjet
• Upozorenja

Trebate li pravilno napisati stručno pismo? Većina pisama slijedi ustaljeni i jednostavan format koji se može prilagoditi bilo kojem sadržaju. Sva pisma moraju sadržavati datum, podatke o pošiljatelju i primatelju te neke odlomke s porukom koju treba poslati. Slijedite dolje navedene korake i po potrebi ih modificirajte kako biste pismo prilagodili standardima tvrtke.

koraci

Dio 1 od 4: Početak pisma

1. 

   Dobro poznajte format. Bez obzira što pismo sadrži, postoje neki vizualni standardi kojih se treba pridržavati. Pisma moraju biti napisana u uobičajenim izvorima kao što su Arial ili Times New Roman, u opravdanom obliku s blok odlomcima - što znači da morate započeti novi odlomak pritiskom na "Enter" dvaput. Ne koristite odlomke u odlomcima.
   • Postavite margine od 2,5 cm na sve strane.
   • Čak i ako je pismo napisano u tijelu e-pošte, i dalje ćete trebati koristiti uobičajeni font. Izbjegavajte upotrebu obojenih slova.

2. 

   
   
   Odaberite ispravan papir. Pismo mora biti tiskano na običnom papiru A4 (21 cm do 29 cm) ili na tiskanici. Ako pišete ugovor, možete koristiti i pravni papir koji je 21 cm za 35 cm.
   • Ako ćete tiskati pismo za slanje poštom, isprintajte ga na dopisu tvrtke kako biste mu dali profesionalniji izgled i uključite kontaktne podatke tvrtke.

3. 

   
   
   Uključite neke podatke o tvrtki. Ime i adresa su bitne stavke za svako slovo. Ako ste samozaposleni ili samostalni profesionalac, zamijenite naziv tvrtke vlastitim.
   • Ako tvrtka već ima poseban obrazac za pisma, koristite ga i uštedite vrijeme.
   • Ako želite upisati adresu, opravdajte je lijevo ili desno na vrhu stranice. Razgovarajte s nekim iz tvrtke kako biste saznali što je standard tvrtke.
   • Ako ćete pismo poslati u inozemstvo, upišite naziv zemlje primatelja velikim slovima.

4. 

   
   
   Ne zaboravite datum. Pisanje punog datuma zasigurno je najprofesionalnija opcija za pismo. Na primjer, napišite, opravdano s lijeve strane, odmah ispod povratne adrese: "1. travnja 2016." ili "1. travnja 2016.".
   • Ako ste pismo napisali u više od jednog dana, navedite datum dovršetka teksta.

5. 

   Uključite podatke o primatelju. Unesite puno ime primatelja, naziv (ako je primjenjivo), naziv tvrtke i adresu. Svaki podatak mora zauzimati zasebni redak. Opravdajte tekst na lijevoj strani, odmah ispod datuma.
   • Ideal je pismo uputiti određenoj osobi. Dakle, odgovor će biti lakši. Ako ne znate kome biste trebali poslati pismo, napravite neko istraživanje. Ako je potrebno, nazovite tvrtku da otkrijete ime i naslov osobe s kojom želite razgovarati.

6. 

   Odaberite pozdrav. Ovo je vrlo važan pokazatelj poštovanja. Izbor čestitke ovisit će o tome znate li osobu kojoj se obraćate pismom i potrebnu razinu formalnosti. Razmislite o sljedećim opcijama:
   • Upotrijebite "Koga god to zanima" samo ako ne znate kome se posebno obraćate.
   • Ako primatelja ne poznajete dobro, "Poštovani" dobra je opcija.
   • Ako želite, koristite ime i prezime osobe, kao u "Poštovani g. Souza".
   • Ako primatelja dobro poznajete i održavate neformalni odnos s njim, nazovite ga imenom, kao u "Dragi Carlos".
   • Ako ne znate spol osobe, jednostavno upotrijebite njihovo puno ime.
   • Ne zaboravite uključiti zarez nakon upotrebe pozdrava i uključiti dvotočku nakon upotrebe „Koga god može zanimati“.

Dio 2 od 4: Pisanje tijela pisma

1. 

   Ispravite ton. Kao što izreka kaže, vrijeme je novac, zar ne? Ton pisma mora stoga biti kratak i profesionalan. Tekst treba biti lagan i brz za čitanje, izravno do točke u prvom odlomku. Na primjer, možete početi tako što napišete nešto poput "Pišem na adresu ...".
   • Ne brinite se za pisanje razrađenog teksta, s teškim riječima i složenim rečenicama. Namjera pisma je priopćiti što je potrebno što brže.
   • Budite uvjerljivi. Vrlo je vjerojatno da je vaša namjera pismom nagovoriti čitatelja da nešto učini: predomislite se, ispravite problem, uložite novac ili poduzmite nešto. Budite uvjerljivi!

2. 

   Koristite osobne zamjenice. Nema problema s korištenjem „ja“, „nas“ i „vi“ u stručnom pismu. Pozovite sebe kao "ja", a čitatelja kao "vi".
   • Budite pažljivi kad pišete pismo u ime tvrtke. Kada pojačavate viziju tvrtke, koristite "mi" kako biste izbjegli zbrku. Ako pišete o vlastitom mišljenju, pridržavajte se "ja".

3. 

   Pišite jasno i sažeto. Čitatelj mora znati točno što želiš reći kako bi mogao brzo odgovoriti na pismo. Ako tražite rezultat ili radnju, to pojasnite vrlo jasno. Objasnite nekoliko riječi.

4. 

   Koristite aktivni glas. Prilikom opisivanja situacije ili podnošenja zahtjeva odaberite aktivni glas, a ne pasivni. Pasivni glas može stvoriti dvosmislen ili nejasan tekst. Pored toga, aktivni glas je jednostavniji i jasniji. Na primjer:
   • Pasivno: "Sunčane naočale ne dizajnira i ne proizvodi tvrtka s dužnom pažnjom na trajnost".
   • Aktivira: "Vaša tvrtka ne dizajnira i ne proizvodi naočale s pažnjom na njihovu trajnost".

5. 

   Kad je to prikladno, izbjegavajte pretjerane formalnosti. Pisma se pišu od ljudi do ljudi, zar ne? Izbjegavajte krajnje formalni jezik kad god je to moguće, uostalom, nije moguće graditi odnos s bezličnim i kvadratnim tekstovima. Očito, izbjegavajte krajnje neformalni jezik i sleng. Držite profesionalni, ali prijateljski ton.
   • Ako osobu dobro poznajete, možete uključiti prijateljsku frazu koja mu poželi dobre stvari.
   • Koristite zdrav razum kako biste odredili koliko osobnosti treba otkriti u pismu. Malo humora može biti korisno u profesionalnom svijetu, ali uvijek budite oprezni prije nego što napravite šalu.

6. 

   Budite ljubazni. Ipak je moguće biti pristojan čak i prilikom pisanja žalbe. Razmislite o položaju primatelja i ponudite mu da učinite što možete kako biste mu pomogli.
   • Primjer nepristojne pritužbe: "Mislim da su vam sunčane naočale grozne i da ih više nikada neću kupiti". Primjer prikladne pritužbe: "Razočaran sam proizvodnjom naočala i ubuduće ću potražiti druge proizvođače".

7. 

   Za dodatne stranice koristite posebni obrazac za pismo. U idealnom slučaju pismo treba biti kratak i imati samo jednu stranicu. Ako trebate napisati nešto veće, poput zakonskog ugovora, primjerice, možda će vam trebati više stranica. U ovom slučaju upotrijebite drugačiji zaglavlje s adresom na vrhu stranice.
   • Ne zaboravite na vrh lista uključiti numeriranje. Po želji, navedite i ime i datum primatelja.

8. 

   Dovršite pismo. Jasno sažmite radnje koje ćete poduzeti ili očekujete od primatelja u posljednjem stavku. Moguće je da vas osoba kontaktira kako bi vam nešto pojasnila. U tom se slučaju sjetite zahvaliti im na pažnji.

Dio 3 od 4: Zatvaranje pisma

1. 

   Odaberite zatvaranje. Pozdrav na kraju pisma ukazuje na poštovanje i formalnost. "Iskreno", "Srdačno" i "Sa poštovanjem" su dobre opcije. Da biste bili malo manje formalni, ali i dalje zvučni profesionalci, odaberite "Srdačan pozdrav" i "Puno hvala". Ne zaboravite koristiti zarez nakon pozdrava.

2. 

   Potpišite pismo. Ostavite oko četiri retka na kraju teksta za potpis. Potpisujte stranicu nakon što je tiskate ili, ako ćete je poslati e-poštom, skenirajte potpis i priložite je dokumentu s tekstom. Po mogućnosti, potpisujte plavom ili crnom tintom.
   • Ako ćete pismo potpisati u nečije ime, prije potpisivanja napišite "PP:". PP znači "putem proxyja" - termin dolazi od latinskog "per procurationem".

3. 

   Unesite svoje ime i podatke za kontakt. Ispod prostora za potpis unesite svoje ime, telefonski broj, adresu e-pošte i bilo koja druga primjenjiva sredstva za kontakt. Koristite jedan redak za svaki podatak.

4. 

   Umetnite inicijale daktilografkinje. Ako je neko drugi napisao pismo za vas, ispod bloka potpisa unesite inicijale njihova imena. U nekim slučajevima su uključene i inicijale pisma, tako da je jasno tko je radio na tekstu.
   • Na primjer, ako namjeravate uključiti samo inicijale daktilografkinje, učinite to u malim slovima: mp.
   • Ako također želite uključiti inicijale autora, napisati ih velikim slovima, a početnice daktilografkinje zadrže malim slovima: JC: mp ili JC / mp.

5. 

   Sjetite se privitaka. Ako ste uključili dodatne dokumente za pošiljatelja, navedite ih nekoliko redaka ispod podataka za kontakt, uključujući broj i vrstu dokumenata. Na primjer, napišite: "Prilozi (2): životopis, brošura".
   • Po želji skratite pojam privitaka.

6. 

   Dodajte imena drugih mogućih primatelja. Ako ćete kopiju pisma poslati nekom drugom, citirajte ga u tekstu. Ispod retka privitaka navedite izraz "CC:" (s kopijom), a zatim ime i naziv osobe. U prošlosti, kada su slova pisana na karbonskom papiru, "cc" se koristio za označavanje "copy copy".
   • Na primjer: "CC: Maria Joaquina, potpredsjednica marketinga".
   • Ako ćete pismo poslati više osoba, poravnajte druga imena ispod prvog, ali bez slova "CC:".

Dio 4 od 4: Postavljanje završnih dodira

1. 

   Uredite pismo. Prezentacija je vrlo važan element stručnih pisama. U tekstu bi trebalo biti jasno da možete profesionalno napisati nešto bez grešaka. Provjerite pravopis i pažljivo pročitajte tekst.
   • Zapitajte se: je li pismo jasno i sažeto? Ima li bilo koji odlomak više od četiri rečenice? U tom slučaju pogledajte je li moguće ukloniti neke nepotrebne točke.
   • Ako je pismo vrlo važno, zamolite prijatelja da ga pročita. Drugi par očiju može vam biti dovoljan da pronađete pogreške ili čudne izraze.

2. 

   Ne spajajte pismo. Ako imate puno stranica pri ruci i bojite se da ne postanu nered, upotrijebite kopču za papir u gornjem lijevom kutu.

3. 

   Pošaljite pismo. Koristite profesionalnu omotnicu, po mogućnosti s logotipom tvrtke, kada ga šaljete poštom. Ispišite profesionalne naljepnice s vašom adresom i adresom primatelja. Slovo složite u tri jednaka dijela, tako da primatelj prvo otvori gornji, a zatim donji dio. Nalepite žig na kovertu i pošaljite ga.
   • Na kovertu možete i ručno napisati adresu. Ako mislite da vaš rukopis ne odgovara profesionalnom tonu pisma, ispišite adrese na naljepnicama ili izravno na koverti.
   • Ako je pismo vrlo važno ili ga trebate pročitati što je prije moguće, pošaljite ga profesionalnim kurirom.
   • Ako pismo želite poslati e-poštom, pretvorite ga u HTML ili ga spremite u PDF da biste sačuvali oblikovanje. Ideal je, međutim, poslati tiskano pismo.

Savjet

• Potpišite pismo olovkom dobre kvalitete.
• Djelujte brzinom. Ako ne možete odgovoriti za manje od tjedan dana, obavijestite primatelja kada može očekivati ​​odgovor od vas.
• Naglasite pozitivno. Razgovarajte o svemu što možete učiniti, a ne onome što ne možete. Na primjer, ako proizvoda nema na skladištu, nemojte reći kupcu da ne može dovršiti kupnju. Umjesto toga, recite da je riječ o vrlo popularnom proizvodu koji je istekao i obavijestite kada možete otpremiti svoju narudžbu.
• Kada pišete složeno pismo, stvorite obris:
  • Navedite teme kojima se želite baviti, ne brinući se previše o narudžbi.
  • Navedite primjere, argumente, činjenice i ključne riječi za svaki predmet.
  • Pregledajte teme sažetka prema relevantnosti.
  • Uklonite sve što je nebitno.
  • Organizirajte informacije na najbolji mogući način za čitatelja.

Upozorenja

• Izbjegavajte pretjerane pohvale. Iskreni kompliment je prihvatljiv; pretjerivanje će ukazivati ​​samo na to da ste previše ovisni o pohvalama da biste obavljali svoj posao.
• Pokušajte ne koristiti previše gust ton. Imajte na umu da će pismo vjerojatno poboljšati ili započeti profesionalni odnos.