Kako napisati bilješku (sa slikama) - Savjeti

Video: Navođenje literature u maturskom radu

Sadržaj

koraci
Savjet

Bilješka služi za informiranje određene skupine ljudi o određenom pitanju - na primjer, budućim događajem ili novom politikom - i ohrabruje ih da djeluju. Izraz "memo" znači "kojeg se treba zapamtiti". Čitajte dalje kako biste naučili kako napisati učinkovite bilješke.

koraci

Dio 1 od 4: Pisanje zaglavlja

Napišite "MEMORANDUM" na početku stranice kako biste odmah očistili namjeru dokumenta. Naslov bi trebao biti napisan na prvom retku, velikim slovima i po mogućnosti podebljano. Po želji možete ga poravnati s lijeve strane ili u sredini stranice. Ako želite, možete koristiti i font veći od ostatka teksta.
- Dvostruki razmak između naslova i ostatka zaglavlja.
Navedite primatelja. Bilješka djeluje kao oblik profesionalne komunikacije i mora joj se formalno obratiti. Upotrijebite puno ime i naslov osobe kojoj ćete poslati dopis.
- Ako ćete poslati dokument, primjerice, svim zaposlenicima tvrtke, napišite: "TO: Svi zaposlenici".
Navedite dodatne primatelje. Ispod linije "TO:" uključite red "CC:" (ljubazna kopija. Ideja je da osoba primi dopis kao upozorenje da ih obavještava, čak i ako se stvar izravno ne tiče njih.
Napišite svoje ime u retku "OD:Uz primatelje, zaglavlje mora sadržavati i pošiljatelja dopisa. Unesite svoje puno ime i naslov.
Unesite datum dokumenta. Zapišite dan, mjesec i godinu u cijelosti. Na primjer: "DATUM: 5. siječnja 2016." ili "Datum: 5. siječnja 2016."
Napišite temu bilješke. Budite precizni i kratki kako bi primatelji odmah imali dobru predstavu o čemu se radi u dokumentu.
- Na primjer, umjesto da napišete "Mravi", budite precizniji: "Problem mrava u uredu".
U skladu s tim oblikujte zaglavlje. Trebao bi biti pri vrhu stranice, poravnan s lijeve strane. Izrazi "do", "od", "podaci" i "predmet" moraju biti napisani velikim slovima.
- Primjer dobro oblikovanog zaglavlja:
  TO: Ime i položaj primatelja.
  DE: Vaše ime i naslov.
  DATUM: Potpun datum pisanja dopisa.
  PREDMET: Tema adresirana u dokumentu.
- Prilikom pisanja zaglavlja, poravnajte tekst i stavite dvostruke razmake između odjeljaka.
- Ako želite, dodajte i redak ispod zaglavlja koji prelazi stranicu. Ovo će vas odvojiti od tijela dokumenta.

Dio 2 od 4: Pisanje tijela bilješke

Razmislite o ciljnoj publici dokumenta. Da bi postigao željeni učinak, potrebno je prilagoditi ton, veličinu i razinu formalnosti u skladu s ljudima koji će ga čitati. Da biste obavili dobar posao, morate imati dobru ideju o tome tko će pročitati dokument.
- Razmislite o prioritetima i problemima svoje publike.
- Pokušajte predvidjeti moguća pitanja čitatelja. Sadržaj mozga, uključujući primjere, dokaze i informacije koji mogu uvjeriti ciljanu publiku.
- Razmišljanje o tome tko će čitati bilješku također će vam pomoći da procijenite uključujete li određene informacije ili pojmove koji mogu biti neprikladni.
Zanemarite pozdrave. Bilješke nisu slova i ne moraju počinjati s "Poštovani gospodine So-i-so". Dodirnite izravno predmetnu temu da biste predstavili ono što će se raspravljati u dokumentu.
Predstavite problem u prvom odlomku. Kontekstualizirajte čitatelja o radnji koju želite da poduzme. Odlomak djeluje pomalo kao teza, gdje uvodite temu i kažete koliko je važna. Zamislite uvod i kao sažetak onoga što ćete reći u ostatku bilješke.
- Općenito, uvod bi trebao imati najviše jedan odlomak.
Primjer: "Od 1. srpnja 2016. tvrtka će provoditi nove politike u vezi sa zdravstvenim planovima. Svi zaposlenici dobit će medicinski plan i zaraditi barem R $ 30,00 po satu ".
Kontekstualizirajte predmet koji se raspravlja. Čitatelju će možda trebati neke informacije o adresiranom problemu. Dajte kontekst, ali budite kratki i govorite samo ono što je potrebno.
- Ako je relevantno, nastavite s objašnjenjem zašto se politika provodi. Na primjer: "Nakon skupštine, sindikat zahtijeva da svi zaposlenici dobivaju najmanje 30,00 R $ po satu".
Pojačajte radnje koje treba poduzeti. Ukratko ih sažmite i navedite dokaze i logičke razloge za predložena rješenja. Započnite s najvažnijim informacijama i nastavite s najkonkretnijim. Obavijestite čitatelje kako će imati koristi od preporučenih akcija i što će se dogoditi ako ne učine ništa.
- Po želji uvrstite grafikone, slike, popise i tablice. Prilozi bi trebali biti ikad relevantno za tekst.
- Ako pišete veliku bilješku, napišite naslove koji odvajaju sve kategorije. Na primjer, umjesto da napišete "Politike", napišite "Nove politike o zaposlenima sa skraćenim radnim vremenom". Budite kratki i specifične, tako da je tema memoa izravna.
Predložite akcije koje bi trebalo poduzeti. Funkcija memoranduma je da poduzme mjere o određenom pitanju, bilo da se najavljuje novi proizvod, komunicira o novim pravilima o izvješćima ili obavještava o tome kako se tvrtka bavi problemom. Pojačajte radnju koju bi čitatelj trebao poduzeti u posljednjem stavku teksta.
- Na primjer, mogli biste napisati: "Svi zaposlenici moraju koristiti novi sustav do lipnja 2017.".
- Ako je potrebno, uključite dokaze koji će podržati preporuke.
Završite bilješku pozitivno. Posljednji odlomak treba istaknuti korake potrebne za rješavanje dotičnog problema, uz ponavljanje solidarnosti tvrtke.
- Možete napisati nešto poput "Rado ću razgovarati o preporukama kasnije i krenuti dalje s odlukama koje ćemo donijeti".
- Još jedan primjer zatvaranja: "Jako smo zadovoljni širenjem linije i uvjereni smo da će ona pomoći kompaniji da postane održivija".
- Zatvaranje mora imati maksimum dvije rečenice.

Dio 3 od 4: Dovršavanje napomena

Tekst u skladu s tim oblikujte. Koristite standardno oblikovanje za lako čitanje, uz Arial font ili Times New Roman veličine 12. Koristite standardne margine Word-a na svim stranama.
- Odlomke formatirajte dvostrukim razmacima između njih i bez uvlačenja.
Pregledajte tekst. Pročitajte ga naglas kako biste bili sigurni da je pisanje jasno, sažeto i bez grešaka. Provjerite je li korišten jezik i uklonite posebne i nepotrebne izraze.
- Ispitajte pravopisne, gramatičke i sadržajne pogreške, pri čemu obratite posebnu pozornost Mnogo pažnja na imena, datume i vrijednosti.
- Pazite da memorandum nije predug i izrezujte nepotrebne materijale.
Potpišite dopis. Dokument ne treba sadržavati liniju za potpis, ali rado ga potpisujete. Uključite svoje puno ime u tekst i, nakon što ga odštampate, ručno ga olovkom potpišite kako biste potvrdili da ste dokument odobrili.
Upotrijebite obrazac tvrtke, ako takav postoji. Otkrijte ima li tvrtka poseban natpis za bilješke. Ako ne, upotrijebite tvrtkin standardni obrazac.
- Ako stvarate dokument koji će vam biti poslan samo e-poštom, izradite zaglavlje s logotipom vaše tvrtke i kontaktnim podacima. Spremite ga kao predložak za sljedeće bilješke koje napišete.
Odaberite najbolji način za distribuciju bilješki. Možete kopirati bilješke i distribuirati ih po uredu ili jednostavno poslati e-poštu svim primateljima.
- Ako bilješku šaljete e-poštom, formatirajte je u HTML ili pretvorite u PDF i priključite na tijelo poruke.

Dio 4 od 4: Korištenje predložaka

Potražite predložak dopisa na internetu ako ne želite dokument kreirati ispočetka. Detaljno pretražite kako biste pronašli idealan predložak za tvrtku ili upotrijebite predloške dostupne u programu Microsoft Word. Predlošci obično imaju standardni osnovni format, ali koriste različite fontove i veličine.
- Preuzmite najprikladniji model za ono što vam treba.
- Pročitajte uvjete korištenja prije upotrebe bilo kojeg modela pronađenog na internetu.
Otvorite preuzeti model na računalu. Nakon što kliknete gumb za preuzimanje, samo pričekajte. Otvorite mapu u koju ste spremili datoteku i otvorite je u programu Microsoft Word. Ako je dokument preuzet u .ZIP ili.RAR formatu, preuzmite program za ekstrakciju.
- Da biste izbjegli probleme s kompatibilnošću s predlošcima koji se nalaze na internetu, instalirajte na računalo najnoviju verziju programa Microsoft Word. Kada koristite starije verzije, modeli možda neće raditi kako se očekuje. Najprije ažurirajte Microsoft Word.
Konfigurirajte zaglavlje. Predlošci se u potpunosti mogu uređivati i mogu se prilagoditi prema vašim potrebama. Na primjer, možete dodati logotip tvrtke u zaglavlje bilo kojeg predloška, samo kliknite odjeljak i izvršite potrebne izmjene.
Ispunite polja zaglavlja. Budite vrlo oprezni prilikom popunjavanja polja "Od", "Do", "CC" i "Predmet", tako da ništa ne ostane prazno. Pregledajte ih nakon što ih ispunite kako biste izbjegli pogrešake pri upisu i gramatiku.
Upišite poruku. Sada je vrijeme za pisanje uvoda, tijela i zatvaranja memoranduma. Ako želite, upotrijebite naručene popise za organiziranje podataka.
- Zadržite oblikovanje predloška tako da je tekst dobro poravnat i s pravilnim marginama.
- Ako je potrebno, prilagodite bilješku upotrebi tablice. Ovo može biti dobra ideja ako upotrebom popisa tekst bude zagađen i težak za čitanje.
- Ne zaboravite izbrisati zadani tekst predloška. Pregledajte dokument temeljito prije ispisa ili slanja.
Ne zaboravite podnožje Nalazi se na dnu stranice i obično sadrži dodatne informacije kao što su vaš osobni ili poslovni kontakt. Odvojite vrijeme u pregledu da biste provjerili jesu li uneseni podaci točni. Ne želite napisati odličan podsjetnik s netočnim podacima o kontaktima, zar ne?
Izmijenite izgled dokumenta. Najveća prednost korištenja modela je gotovo potpuno prilagođavanje napomena. Dajte dokumentu malo osobnosti kako bi se istaknuo. Možete upotrijebiti prikladnu boju za situaciju, tako da podsjetnik bude vizualno upečatljiv, ali ipak profesionalan.
Spremite bilješku kao novu datoteku. Dobro je imati rezervnu kopiju dokumenta, koja će poslužiti kao dokaz komunikacije poslane zaposlenicima.
Spremite model da biste ga ponovo koristili. Kad god vam treba napomena za drugi predmet, samo uredite predložak ponovo, promijenivši ono što je potrebno. Tako ćete uštedjeti vrijeme i stvoriti dosljednu i profesionalnu komunikaciju. Dobar uspomena privući će pažnju čitatelja.