Sadržaj

• Koraci
• Savjeti
• Upozorenja

Upravo ste izabrani ili imenovani za tajnika odbora kojem pripadate. Čestitamo! Znate li kako snimiti, pripremiti i prezentirati zapisnike? Nije važno slijedite li zakonodavnu Bibliju Ažurirana pravila o narudžbi Roberta ili pisanje zapisnika u manje formalnim uvjetima, ovdje su važne metode koje treba slijediti.

Koraci

Dio 1 od 4: Prethodna priprema

1. 

   Upoznajte pravila sastanka svoje organizacije. Ako se od tajnice očekuje da sastavi službeni zapisnik, pitajte slijedi li grupa Robertova pravila reda ili neki drugi službeni vodič. U neformalnijim postavkama pitajte što treba uvrstiti u zapisnik ili kako će se koristiti.
   • Ne morate se upoznati s potpunim ažuriranim pravilima narudžbe, ali dobivanje kopije ili posudbe može vam biti od pomoći u odgovaranju na određena pitanja.
   • Znajte i vi svoju ulogu. Tajnici nekih minuta ne prisustvuju sastanku, dok drugi uzimaju zapisnike i doprinose raspravi. Bez obzira na slučaj, tajnik ne bi trebao biti netko s drugom važnom ulogom, poput voditelja ili predsjednika.

2. 

   
   
   Prvo pripremite model. Zapisnici sa svakog sastanka ponavljaju neke informacije, tako da će predložak stvoriti dosljedan format za jednostavnu upotrebu. Uključite barem prostor za sljedeće informacije:
   • Naziv organizacije.
   • Vrsta sastanka: je li to redoviti, tjedni ili godišnji sastanak, manji sastanak odbora ili sastanak posebne namjene?
   • Datum, vrijeme i mjesto. Ostavite prostor za vrijeme početka i završetka (planirano i odgođeno).
   • Ime predsjedatelja ili vođe sastanka i tajnika (ili zamjenika).
   • Popis "darova" i "odsutnih". Imajte na umu ako je prisutan kvorum (dovoljno ljudi da glasaju).
   • Prostor za vaš potpis. Kao osoba odgovorna za zapisnik, uvijek ćete potpisati svoj rad, a nakon odobrenja zapisnika možda će biti potreban dodatni potpis, ovisno o politici vaše organizacije.
   • Dnevni red, ako je naveden. Ako predsjedavajući ili voditelj sastanka nije tražio od vas da izradite dnevni red, trebao bi imati na raspolaganju jedan koji će vam pomoći organizirati bilješke o sastanku.

3. 

   
   
   Ponesite sa sobom bilježnicu ili bilježnicu. Odaberite nešto što vam odgovara. Ako ćete često pisati minute, odvojite bilježnicu u tu svrhu ili stvorite mapu na računalu.
   • Ako ste na prethodnom sastanku napravili zapisnik, a oni još nisu poslani na odobrenje, ponesite ih sa sobom.
   • Iako vam snimač može pomoći u prepisivanju minuta kasnije, on nije zamjena za bilježenje. Ako ćete snimati sastanak, provjerite slažu li se svi prisutni i ne prepustite se iskušenju da ga prepišete riječ po riječ.
   • Stenografsko učenje ubrzat će postupak bilježenja, ali nije potrebno biti sposoban zapisivati ​​svaku riječ da bi se stvorile minute. U stvari, trebali biste to izbjegavati.
   • Ako se tijekom sastanka zatraži da javno bilježite, upotrijebite projektor ili prezentacijski stalak i nakon toga ih odnesite kući bez zamućivanja kako biste ih mogli koristiti za unos zapisnika.

Dio 2 od 4: Bilježenje o sastanku

1. 

   
   
   Podijelite popis prisutnosti. Kad su svi prisutni, podijelite papir (ili više za veće sastanke) s prostorom da svaka osoba napiše svoje ime i podatke za kontakt. Ovaj popis možete koristiti nakon sastanka za popunjavanje odjeljka s darovima vašeg modela ili taj popis priložiti kompletnom zapisniku.
   • Ako ne znate mnogo prisutnih, skicirajte tablicu mjesta i popunite je, a od svakog tražite da se predstavi. Neka vam bude pri ruci prilikom bilježenja kako biste ljude mogli nazivati ​​imenima kad je to prikladno, kao što će biti objašnjeno u nastavku.

2. 

   Ispunite što više svog predloška. Dok čekate da sastanak započne, zapišite naziv organizacije, datum i mjesto sastanka i vrstu (npr. Tjedno, sastanak posebnog odbora itd.). Kad započne, zabilježite vrijeme početka.
   • Ako nemate predložak, zapišite te podatke na vrh bilješki.
   • Ako je sastanak sazvan s posebnom namjenom ili u posebno vrijeme, spremite bilješku koja je poslana da obavijesti članove i priložite je zapisnicima nakon što ste ih prepisali.

3. 

   Zapišite rezultat prvog pokreta. Većina službenih sastanaka započet će prijedlogom za usvajanje dnevnog reda, pa će ovaj korak koristiti ovaj postupak kao primjer. Ako sastanak započne drugačijim prijedlogom, zapišite sve relevantne podatke:
   • Prijedlog se obično piše počevši s "predlažem". Obično "predlažem usvajanje ovog dnevnog reda".
   • Ime predlagača (osoba koja je predložila prijedlog).
   • Rezultat glasanja. Ako je pozitivan, napišite "prijedlog prihvaćen". U suprotnom, napišite "prijedlog odbijen".
   • Možete zatražiti da se duži prijedlozi pošalju u pisanom obliku ako ih ne uspijete pravilno zapisati. Ako je ovaj problem čest, pitajte između sastanaka može li se ova politika službeno služiti za prijedloge s više od određenog broja riječi.
   • Ako ste izradili dnevni red, možete biti predlagač tog prijedloga i tajnik zapisnika. Nema problema u registraciji vlastitih radnji, sve dok ostajete objektivni.

4. 

   Zapišite sve druge prijedloge koji se pojave tijekom sastanka. Pažljivo slušajte sve rasprave, međutim, osim ako nije drugačije navedeno, nemojte ih snimati. Kada se podnosi novi prijedlog, zapišite relevantne podatke.
   • Imajte na umu da svaki prijedlog mora sadržavati točne riječi, ime predlagača i rezultat glasanja.
   • Prije glasovanja potrebno je podržati neke prijedloge. Ako netko kaže "Podržavam zahtjev" ili nešto slično, zapišite ime te osobe kao pristašu.
   • Ako ne znate ime predlagača ili trebate ponoviti prijedlog, pristojno prekinite sastanak da biste zatražili. Ispravno zapisivanje podataka dovoljno je važno da bi se zajamčio mali prekid.
   • Ako prijedlog dobije amandman, samo promijenite riječi prijedloga u svojim bilješkama. Nije potrebno napomenuti da je došlo do amandmana, osim ako nije kontroverzan i ne izaziva puno rasprava.

5. 

   Slušajte izvješća i pribavite njihove kopije. Kad god se naglas pročita vijest, vijest ili slično, zabilježite ime dokumenta i tko ga čita ili pododbor koji ga je izradio. Ako prijedlog slijedi nakon čitanja, snimite ga kao i bilo koji drugi.
   • Praktičnije je dobiti kopiju na kraju sastanka. Zabilježite kako biste kasnije zatražili od čitatelja ili vođe sastanka kopiju i priložite tu kopiju zapisniku.
   • Ako nema dostupnih kopija, zabilježite gdje se čuva izvorni dokument. Možda ćete trebati zatražiti ove podatke nakon sastanka.
   • Ako član umjesto usmenog čitanja izrađuje usmeno izvješće, napišite kratak i objektivan sažetak izvješća, bez detaljnih ulaganja ili doslovnog citiranja govornika.

6. 

   Zabilježite poduzete ili označene radnje. To uključuje provjeru zadataka dodijeljenih na posljednjem sastanku i novih radnji. Je li netko ostao napisati pismo? Zapišite ime i upute osobe.
   • Ovisno o formalnosti sastanka, mnoge od ovih radnji mogu spadati u klasifikaciju "prijedloga". Na manje formalnim sastancima možda će biti potrebno držati uši otvorenima i za manje jasno organizirane odluke.
   • Ukratko spomenite obrazloženje odluke koja je data ako je navedena.

7. 

   Zabilježite sve točke reda i odluke. Kad god se uloži prigovor na postupak, zapišite cjelovit prigovor i njegovu osnovu, kao i cjelokupnu odluku koju je donio predsjednik.
   • Uključite sve reference na Robertov pravilnik o narudžbi, organizacijske politike ili protokol tvrtke.

8. 

   Zapišite sažetke rasprava samo ako se zatraži. Službeno, zapisnik bilježi što je bilo gotovo, ne ono što je bilo rekao jeMeđutim, ispunite sve specifične zahtjeve koje vam organizacija upućuje.
   • Tijekom snimanja rasprava budite što objektivniji. Uključite određene točke, a ne mišljenja, i smanjite upotrebu pridjeva i priloga. Vaš je cilj pisati suho, činjenično i zamorno!
   • Nemojte davati imena ljudima tijekom sažetka rasprave. Posebno je važno to ne činiti u žestokim raspravama koje bi vas mogle uvrijediti.

9. 

   Krajeve zavežite na kraju sastanka. Zapišite vrijeme kada je završilo i ne zaboravite dobiti kopije izvještaja ili podsjetiti nekoga da vam ih pošalje.
   • Pogledajte svoje bilješke kako biste vidjeli nedostaje li nešto ili treba pojašnjenje. Ako trebate nekoga nešto pitati, učinite to prije nego što osoba ode.

Dio 3 od 4: Transkripcija zapisnika

1. 

   Započnite ovaj postupak što prije možete. Najbolje je prepisati službene zapisnike odmah nakon sastanka, kada će vam događaji i dalje biti svježi.

2. 

   Upišite bilješke za sastanak pomoću računala. Možda ste to već učinili ako ste koristili bilježnicu. Spremite bilješke i započnite novi dokument za minute, tako da možete usporediti dvije stvari jedna uz drugu.

3. 

   Oblikujte svoje bilješke u organizirane odlomke. Svaki novi prijedlog, odluka ili nalog mora biti u svom stavku. Kada ih formatirate, pobrinite se da:
   • Koristili ste ispravan pravopis i gramatiku. Ako trebate, upotrijebite provjeru pravopisa.
   • U cijelom je tekstu koristio isto vrijeme. Upotrijebite savršeno prošlo vrijeme ili sadašnje vrijeme, ali nemojte ih izmjenjivati ​​u istom dokumentu.
   • Bilo je to što je moguće objektivnije. Vaše se mišljenje ne bi trebalo pojavljivati ​​u zapisniku, jer želite stvoriti objektivan zapis koji svi mogu koristiti.
   • Koristio se jednostavnim i točnim jezikom. Bilo koji nejasan jezik mora se zamijeniti preciznim riječima i ukloniti ukrašeni opisi.
   • Obuhvatio je samo poduzete radnje, a ne rasprave. Ako se od vas ne traži da zapišete rasprave, usredotočite se na ono što je bilo gotovo, ne ono što je bilo rekao je.
   • Stranice je numerirao radi lakšeg snalaženja.

4. 

   Podijelite nacrt zapisnika članovima. Pošaljite kopiju svakom koristeći podatke za kontakt na listi za prisustvo. Ako nemate ove podatke, vođa sastanka trebao bi vas moći kontaktirati.

5. 

   Pribaviti odobrenje zapisnika. Od vas će se možda zatražiti da ga pročitate naglas na sljedećem sastanku i pošaljete na odobrenje.Ako je prijedlog usvojen, zapišite ga.
   • Ako se zapisnik ispravi prije nego što je prihvaćen, unesite izmjene u dokument i na kraju naznačite da je zapisnik ispravljen bez opisivanja određenih ispravki.
   • Ako se podnosi prijedlog za ispravljanje zapisnika nakon što su odobreni, uključite točne riječi tog prijedloga u relevantni zapisnik i je li odobren ili ne.

Dio 4 od 4: Korištenje predloška zapisnika sa sastanka

1. 

   Idite na web mjesto predloška sastanka. Ovi unaprijed izrađeni predlošci uštedjet će vrijeme za organiziranje minuta i pomoći u sprečavanju pogrešaka.

2. 

   Provedite vrijeme gledajući svaku stranicu. Upotrijebite njihove značajke pretraživanja i prođite kroz opcije kako biste pronašli onu najbolju za sebe.
   • Ako vam je potreban određeni model, poput općeg ili standardnog, pretražite web stranice za svoje specifične potrebe i preuzmite modele klikom na odgovarajuće gumbe. Spremite ih na mjesto koje je lako pronaći kako ih ne biste izgubili.

3. 

   Otvorite datoteku. Nakon preuzimanja, otpakirajte ga i otvorite u programu Microsoft Word ili Excel. Da biste poboljšali kvalitetu i jednostavnost upotrebe, upotrijebite najnoviju verziju programa Microsoft Word jer će ažuriranje podataka olakšati rad i omogućiti vam da iskoristite nove značajke.

4. 

   U zaglavlje dodajte logotip tvrtke i autorska prava. Izbrišite uzorak logotipa, ali bez prethodnog čitanja uvjeta korištenja od kojih ste dobili model. Uostalom, nema potrebe za pravnim problemima, zar ne?

5. 

   Promijenite naslov. U području naslova označite riječi "Sastanak / Grupa" i napišite naslov svojih zapisnika.

6. 

   Promijenite temu (nije obavezno). Da biste svoj minutni model učinili ljepšim i profesionalnijim, razmislite o promjeni boja ili odabiru gotove teme. Jednostavno je: pronađite karticu "Izgled stranice" i slijedite je do odjeljka "Boje i teme". Tamo možete prilagoditi izgled svog modela, pa čak i prilagoditi ga bojama logotipa vaše tvrtke.

7. 

   Imenujte odjeljke predloška. U cijelom modelu trebalo bi biti nekoliko imena polja. Možda će vam trebati više ili manje ili vam se ipak ne sviđa kako su odjeljci imenovani. Prilagodite ih kako bi zadovoljili vaše potrebe za sastankom.

8. 

   Spremite predložak u bilježnicu kako biste ga mogli voditi na sastanke i započeti izradu zapisnika. Ako nastavite koristiti Microsoft Office, stvari će biti brze i jednostavne, a sastanak možete pratiti još organiziranije i točnije nego prije. Možete i ispisati svoj predložak kako biste ga zapisali ručno, ali zadržite visinu polja kako biste mogli unijeti onoliko podataka koliko vam je potrebno.

9. 

   Pregledajte svoj model. Čestitamo! Predložak zapisnika sa sastanka je dovršen. Očekuje se da će vaša produktivnost i točnost tijekom sastanaka eksponencijalno porasti, sada kad imate model koji će vas voditi i organizirati vaše misli. Kao i kod bilo kojeg drugog projekta, pregledajte detalje da biste vidjeli da li nešto nedostaje ili zbunjuje. Jednom kada se uvjerite da je sve u redu, dovršit ćete svoj model i biti spremni za sljedeće sastanke.

Savjeti

• Unesite zapisnike odmah nakon završetka sastanaka, jer najbolje je da ih imate dok su događaji još svježi na umu. Također je važno da sudionici što prije nakon završetka sastanka dobiju kopiju radnji koje trebaju poduzeti.
• Sjednite što bliže vođi sastanka kako biste mogli sve čuti i tražiti pojašnjenje bez potrebe za povišenjem glasa.
• Čuvajte zapisnike na sigurnom mjestu.
• Zamolite ljude da zapišu svoje prijedloge kako ih ne bi trebali prijaviti na licu mjesta.
• Ne bojte se prekinuti i zatražiti pojašnjenje u bilo kojem trenutku.
• Zapisnici su vrlo važni: vode se i mogu se koristiti godinama kasnije. Na primjer, ako je problem pravni, nečija reputacija može ovisiti o minutaži.
• Pročitajte neke dijelove Ažurirana pravila o narudžbi Roberta, posebno dio koji govori o tome da budete tajnica.
• Zapišite stvari onako kako se događaju. Ako se ista tema pojavljuje dva puta, nemojte je grupirati.

Upozorenja

• Ne stavljajte previše detalja u zapisnik. Čak i ako se od vas zatraži da snimate rasprave, budite što kraći i objektivniji. Ograničite se da prijavljujete samo glavne točke koje se pojave ili ćete biti prezadovoljni i ispuniti dokumente nepotrebnim detaljima.
• Osobna tumačenja i osjećaji osobe odgovorne za zapisnik ne bi trebali ući u evidenciju.
• Ako je dio sastanka povjerljiv, Ne prijaviti. Umjesto toga napišite da je "odbor izvijestio da je rasprava povjerljiva. Stoga nije zabilježena."
• Ako se od vas zatraži da snimite povjerljivu raspravu, poput sastanka odvjetnika i vašeg klijenta, učinite to za minutu odvojeni i držite ga podalje od zapisnika generalne skupštine. Označite ga kao povjerljiv i jasno stavite do znanja tko će mu imati pristup.