Sadržaj

• faze
• 1. dio Odaberite model
• Dio 2 Ugovor o kupnji i usluzi

U ovom članku: Odabir modela sporazuma o referenci za kupnju i uslugu8

Svaki ured treba fotokopirni stroj i obično morate imati lijepu svotu novca da biste ga kupili. Provedite temeljitu pretragu i pažljivo pročitajte uvjete ugovora o najmu i usluge prije potpisivanja. Najskuplji fotokopirni uređaj ili još bolja kvaliteta nije nužno najbolji izbor za vaš ured.

faze

1. dio Odaberite model

1. 
   

   
   Kupite odgovarajući model ureda ako je kućni ured. Ako želite nabaviti fotokopirni uređaj za kuću ili uslugu za koju nije potrebno više od 700 primjeraka mjesečno, kupite model radne površine. Ove su vrste modela jeftinije i jednostavnije od velikog stroja. Ostatak informacija u ovom članku fokusiran je na potrebe prilagođene većim uredima.
   • Fotokopir aparat s integriranim pisačem i laserskim skenerom obično košta između 150 eura (samo crno-bijelo) i 500 eura (učinkovitiji, u boji).
   • Inkjet kopirni uređaji mogu koštati malu naknadu od 60 eura, čak i kopirni uređaji u boji. Međutim, mogu raditi dva ili tri puta više ako rade s laserima. U ovom slučaju očekujte trošak od 20 eura po crno bijeloj stranici.

2. 
   

   
   
   
   Naučite osnove. Iako je na tržištu još uvijek ograničen broj modela fotokopirnih strojeva, model pogodan za svaku vrstu usluge može se naći bez poteškoća.
   • fotokopiranje laser su brži i jeftiniji i mogu ih koristiti dulje vrijeme. fotokopiranje mlaznica tinte ne preporučuju se velikim tvrtkama.
   • fotokopiranje digitalni daleko su praktičniji i uobičajeniji od starih fotokopirnih strojeva sličan.
   • fotokopiranje boja znatno su skuplji i propadaju češće od fotokopirnih uređaja crno bijelo, Ako vam je ponekad potreban tisak u boji, kupite fotokopirni stroj hibrid.

3. 
   

   
   Potražite višenamjenski stroj. Gotovo svi moderni fotokopirni uređaji također imaju integriranu funkciju pisača, a neki uključuju čak i skener ili faks. Procijenite prednosti i nedostatke upotrebe "multifunkcijskog stroja" koji integrira sve ove značajke uz upotrebu jednostavnog kopirkog stroja i vanjskog skenera, pisača i faksa.
   • Obično je jeftinije kupiti stroj sve više u jednom s više funkcija nego nabaviti različite strojeve s različitim funkcijama.
   • Upotreba različitih strojeva smanjuje utjecaj koji neispravan rad može izazvati.
   • Veliki odjeli moraju koristiti više strojeva kako bi se izbjeglo gubljenje vremena na jednom stroju ako je neispravan.

4. 
   

   
   
   
   Procijenite dovoljan broj primjeraka koje možete proizvesti mjesečno. Prilagođavanjem fotokopirnog uređaja vašim potrebama uštedjet ćete novac, izbjeći kašnjenja i čak smanjiti učestalost kvarova. Izvedite ovaj vitalni korak na sljedeći način.
   • Pogledajte svoju evidenciju proizvodnje zapisa, po mogućnosti u zadnjih 6 do 12 mjeseci. Ako kopiju niste proizveli u tom roku, zatražite od trenutnog odjela za kopiranje da proizvede kopije ranijih faktura s podacima o broju proizvedenih kopija.
   • Odredite prosječan broj proizvedenih primjeraka mjesečno.
   • Pomnožite ovaj prosjek sa 1,2 zbog sigurnosti ili 1,5 ako ste sigurni u svoju procjenu. To vam omogućuje da izbjegnete da se nađete s neočekivanim porastom i izbjegnete pogrešne reklame. Potražite fotokopirni uređaj koji može proizvesti mjesečni volumen nešto veći od onoga koji ste procijenili.

5. 
   

   
   Provjerite brzinu proizvodnje kopirnog stroja. Ispitajte brzinu ispisa, ali nemojte zaključiti da je najbrži nužno najbolji. Fotokopirni uređaji koji su spori u svom radu imaju tendenciju da su najispravniji. Potražite ravnotežu između brzine proizvodnje i stanja fotokopirnog stroja slijedeći sljedeće procjene.
   • 11 do 20 primjeraka u minuti ("segment 1"): preporučuje se za kućne urede ili vrlo male urede.
   • 21 do 30 primjeraka u minuti (S2): preporučuje se za većinu manjih usluga s maksimalnom produkcijom od 6000 primjeraka mjesečno. Imajte na umu da je ta "mala" brzina stvaranje jedne stranice svake dvije ili tri sekunde.
   • 31 do 44 kopije u minuti (S3): preporučuje se za manje i srednje usluge (do 12 000 primjeraka mjesečno). Upotrijebite ovaj segment ili više ako trebate povezati fotokopirni uređaj na internetsku mrežu usluge.
   • 45-69 primjeraka u minuti (S4): za srednje i velike usluge. Općenito, ovaj se segment koristi samo u odvjetničkim uredima, računovodstvenim tvrtkama i drugim uslugama koje zahtijevaju maksimalnu proizvodnju kopija i dosljedno, dosljedno korištenje.
   • 70-90 ppm (S5): za usluge koje imaju ekstremne potrebe za kopiranjem ili trebaju privremeno unajmiti opremu za tiskanje kopiranja.

6. 
   

   
   Pitajte o finišerima. Većina kopirnih uređaja automatski sortira dokumente s više stranica. Neki fotokopirni uređaji mogu imati dodatne mogućnosti ili dodatnu dopunu. Provjerite sljedeće detalje.
   • Broj kanti (koliko različitih dokumenata može istodobno izvaditi)
   • Kapacitet svake kante za smeće (koliko novih primjeraka može svaki spremnik?)
   • Može li stroj automatski spajati ili perforirati dokumente? Ovaj detalj bio bi vrlo važan za usluge koje imaju visoku proizvodnju dokumenata s više stranica.

7. 
   

   
   Dovršite svoje istraživanje. Prije donošenja konačne odluke provjerite sljedeće detalje.
   • Podržava li kopirni uređaj dvostrani ispis (mogućnost ispisa na obje stranice kopije). ?
   • Koliko često fotokopirni stroj može smanjiti ili proširiti dokument?
   • Ako koristite papir nestandardne veličine, može li se fotokopir aparat nositi s njim?
   • Većina visokokvalitetnih kopirnih kopirnih strojeva sadrži Rasterski procesor slike (RIP). Ako ga nema, morat ćete kupiti vanjski RIP.
   • Koje je vrijeme tiskanja prvog primjerka (vrijeme potrebno da se izvadi prva kopija)? Ako vaša usluga obično proizvede samo jednu kopiju, ovaj važan detalj okusa.

Dio 2 Ugovor o kupnji i usluzi

1. 
   

   
   Iznajmite kopirni stroj za kratkotrajnu upotrebu. Uvjeti najma su jednostavni: svakog mjeseca plaćate određenu svotu novca, a kopirni uređaj vraćate nakon što ga završite s korištenjem. Ova opcija nije najpovoljnija u pogledu troškova, pa je obično pogodna za poduzeća koja se suočavaju sa naglim porastom potrebe za kopijom dokumenata.
   • Izbjegavajte složenu zakupninu koja zahtijeva dodatne troškove. Morat ćete pokušati pronaći uslugu koja nudi fiksnu cijenu i bez komplikacija je.

2. 
   

   
   Kupite kopirni uređaj izravno, u slučaju da su troškovi pristupačni. Za to trebate uložiti dovoljno novca za kupnju. Tako da možete biti sigurni da ovaj uređaj možete koristiti dulje od dvije godine. Ako imate potrebna sredstva, dvije su prednosti korištenja ove taktike.
   • Možda ćete moći otpisati svoj trošak u fiskalnoj godini, što će vam omogućiti kratkoročnu financijsku korist. Posavjetujte se s poreznim stručnjakom.
   • Nećete se zaglaviti u ugovoru o najmu, što će vam uštedjeti malo novca u slučaju da kasnije želite zamijeniti fotokopir aparate.

3. 
   

   
   Obavezno kupiti kopirni stroj koji je već korišten. Već korišteni kopirni stroj obično košta oko 1/5 cijene novog kopirnog uređaja. U slučaju da pokrenete novi posao i nemate pojma koliko ćete kopija morati proizvesti, najbolji način za smanjenje rizika je kupnja već korištenog kopirnog stroja. Pitajte o broju primjeraka dokumenata ili kopija koje je već proizveo kopirni stroj. Visokokvalitetni kopirni stroj s produkcijom više od 45 stranica u minuti bio bi prikladan za cilj od 15 do 20 milijuna primjeraka. Spori, stariji i slabijeg kopirnog uređaja neće premašiti maksimalnu količinu od 1 do 5 milijuna primjeraka.

4. 
   

   
   Pažljivo pročitajte uvjete ugovora o najmu. Najam je uobičajena granica između kupovine i najma. Plaćate mjesečnu naknadu za korištenje fotokopir aparata na jednu do dvije godine. Na kraju ovog razdoblja možete se odlučiti kupiti zauvijek. Jednom je vrlo teško raskinuti anuitetni ugovor, pa pažljivo pročitajte odredbe ugovora.
   • Ugovor o zakupu fer tržišne vrijednosti (JVM) obično košta oko 100 do 650 eura mjesečno, ovisno o kvaliteti kopirnih uređaja. Nakon isteka razdoblja anuiteta, banka kopira uređaj određuje otkupnu cijenu na temelju trenutne tržišne vrijednosti.
   • Koncept kupnje zakupa od 1 USD omogućava vam da na kraju najma kupite fotokopirni stroj po cijeni od 1 USD. To je u osnovi plaćanje na rate, s višim mjesečnim stopama.
   • U slučaju da ste tek započeli s poslom, vlasnik će morati potpisati osobno jamstvo. To znači da će posjednik morati platiti troškove leasinga iz vlastitog džepa ako tvrtka to učini nesposobnim.

5. 
   

   
   Potpišite poseban ugovor o usluzi. Kako biste mogli uštedjeti novac, obavezno se obvezajte na sveobuhvatni ugovor koji uključuje najam i ugovor o usluzi. Umjesto toga, unajmite drugu tvrtku kvalificiranu za spremanje i popravak fotokopir uređaja. Pregledajte sljedeće detalje u ugovoru o usluzi.
   • Ocijenite cijenu usluge kopijom. Pomnožite taj trošak s količinom kopija koje proizvodite mjesečno kako biste odredili ukupni mjesečni trošak.
   • Postavite minimalni mjesečni trošak. Tijekom teških mjeseci, ovu naknadu možete završiti umjesto plaćanja usluge kopiranja. Procijenite dodatne troškove na temelju količine proizvedenih primjeraka tijekom posljednjih 12 mjeseci rada.
   • U idealnom slučaju, za hitno rješavanje problema treba postaviti vrijeme odziva do 4 sata.
   • Ako vaš ured radi izvan uobičajenog radnog vremena, provjerite je li hitna pomoć dostupna tijekom tih sati.