Sadržaj

• faze
• 1. dio Razumijevanje zadatka
• 2. dio Napišite upute
• Treći dio Ispitajte svoje upute

U ovom članku: Razumijevanje zadatka Smanjivanje uputa Testiranje vaših uputa19 Reference

Ako ste učitelj ili tehnički pisac, vjerojatno biste trebali pisati upute svaki dan. Ali za mnoge druge ljude pisanje jasnih uputa može biti komplicirano. Ključni korak možete zaboraviti pretpostavljajući da će vaši čitatelji to automatski učiniti ili riskirati da ih izgube uvrštavanjem previše aktivnosti u jedan korak. Da biste napisali jasne upute, najprije shvatite kako točno ispuniti zadatak, a zatim doslovno slijedite upute kako biste bili sigurni da će oni postići željeni rezultat.

faze

1. dio Razumijevanje zadatka

1. 
   

   
   Grupirajte materijal koji vam treba. Kada pišete upute, morate biti upoznati sa zadatkom. Prikupite sve potrebne alate i opremu i rasporedite ih po redoslijedu uporabe.
   • Napišite sve što trebate. Kada pišete upute, možete uključiti popis opreme ili materijala potrebnih za dovršavanje zadatka.

2. 
   

   
   Dovršite zadatak sami. Čak i ako ste to već učinili, korisno je da je reproducirate posljednji put prije pisanja uputa kako ne biste ništa zaboravili.
   • Ako ste upoznati s ovim zadatkom, možda ćete se naći u iskušenju da preuzmete prečace. Za svoje upute pazite da ne zaboravite nijedan korak ili informaciju koju će vaši čitatelji trebati ostvariti ili znati.
   • Smatrajte svoje upute kao recept. Ako često pravite jelo, zasigurno ćete moći izmjeriti količine potrebne kod kuće. No, ako ovaj recept morate predstaviti drugoj osobi, trebat će joj točna mjerenja.

3. 
   

   
   
   
   Napišite detaljan plan. Kad ispunite zadatak, na trenutak napišite sve što radite. To će vam omogućiti da logično naručite svaki korak. Ako zadatak ispunite istovremeno pišući svoje upute, znat ćete točno što trebate učiniti i kojim redoslijedom.

4. 
   

   
   Odredite svoju publiku. Upute za isti zadatak mogu se predstaviti na različite načine, ovisno o osobi koja ih čita i želi ih slijediti. Na primjer, morat ćete usvojiti drugačiji ton ako razgovarate s tinejdžerom ili odraslom osobom.
   • To će utjecati i na razlog zbog kojeg će čitatelj izvršiti ovaj zadatak. Njegova će svrha biti drugačija ako pišete za učenika koji izvodi projekt ili za odraslu osobu koja taj zadatak mora obaviti u sklopu svog posla.

5. 
   

   
   Napišite kratak uvod. Uvod će čitatelja ukazati na to što će mu ove upute omogućiti da postignu i kakav će biti konačni rezultat ako ih slijedi u pismu. Ne zaboravite da većina od nas neće pročitati uvod ili letjeti preko njega, stoga nemojte spominjati vitalne ili ključne podatke u njemu.
   • Na primjer, ako objašnjavate kako napraviti sendvič s maslacem od kikirikija i pekmezom, u uvodu možete navesti da je to vrlo popularno jelo i da ga djeca cijene za ručak ili degustaciju.
   • Ako mislite da je potrebno u uvod uključiti važna upozorenja, sjetite ih se kasnije za one koji nisu uzeli vremena da ga pročitaju.

2. dio Napišite upute

1. 
   

   
   
   
   Podijelite zadatak na vrlo jednostavne korake. Svaki se korak mora sastojati od jedne radnje, a ne nekoliko. Ako imate više od dvije rečenice u koraku, to vjerojatno znači da se ona može podijeliti na brže i manje složene korake.
   • Zamislite pisanje uputa za šetnju psa, korak bi mogao biti "Stavite mu ovratnik oko vrata i vežite povodac". Ovaj korak uključuje dvije radnje, stavite ogrlicu psa i vežite mu povodac za ovratnik. U ovom slučaju napišite "Pričvrstite ogrlicu oko vrata vašeg psa" i "Pričvrstite povodac na okovratnik".

2. 
   

   
   Svaki korak započnite glagolom akcije. Svaki korak koji napišete mora predstavljati radnju. Upotrijebite glagole koji govore čitateljima što trebaju učiniti kako bi dovršili ovaj korak zadatka.
   • Sastavite svoje upute u smislu onoga što bi osoba trebala raditi, a ne onoga što bi trebala znati ili razmišljati.
   • Ako pišete upute za šetnju pasa i jedan od vaših koraka opisuje kako ovratnik treba ići vašem ljubimcu, napišite "Provjerite je li ovratnik u redu s vašim psom" ili "Izmjerite opseg vrata vašeg ljubimca". ", a ne" Morate znati ogrlicu vašeg psa ".

3. 
   

   
   Slijedite logičan napredak. Pretpostavite da će vaš čitatelj otkriti zadatak kroz vaše upute i započnite čim pročita prvi korak. Obično neće čitati vaše upute od početka do kraja. Ako su mu potrebne informacije za dovršetak koraka, spomenite ga u dotičnom koraku.
   • Ako je opasnost svojstvena određenom koraku, obavijestite čitatelja o tom koraku, a ne u uvodu ili kraju vaših uputa, kada je opasnost već prešla.
   • Kad je potrebno, navedite vodiče kako bi vaši čitatelji znali jesu li ispravno dovršili navedeni korak. Na primjer, možete reći svom čitatelju "Ovratnik će ići pravo na vašeg psa ako možete pomaknuti dva prsta između njega i njegova vrata."

4. 
   

   
   Odmjerite svoje riječi. Koristite običan jezik koji svi mogu razumjeti. U većini slučajeva trebate izbjegavati žargon i tehničke pojmove. Ako to morate učiniti, dajte im brzu i jednostavnu definiciju.
   • Ako objašnjavate kako popuniti pravni dokument, u uputama možete koristiti pravne izraze. Započnite s jednostavnom definicijom, a zatim navedite izraz koji se koristi na sudu.

5. 
   

   
   Koristite pozitivne akcije. Najbolje je da čitatelju objasnite što treba učiniti, a ne obrnuti. Osoba koja gleda upute htjet će znati kako ispuniti zadatak. Ako mu objasnite što ne bi trebao raditi, riskira da će se izgubiti i ionako to učiniti.
   • Na primjer, ako mu dajete upute da šeta svog psa, najbolje je da mu kažete da provjeri ide li ovratnik njegovom suputniku, a ne da mu kažete da previše zategne ili da previše koristi model. mali.

6. 
   

   
   Pišite u drugoj osobi. Izgovor "vi" omogućit će vam da se direktno obratite svom čitatelju i izbjeći zabune. Kad koristi ovu zamjenicu, čitatelj će točno znati što treba učiniti kako bi dovršio zadatak i neće morati pogađati korake koje treba slijediti.
   • Na primjer, ako napišete "Ručicu treba gurnuti", vaš se čitatelj može pitati tko bi trebao pritisnuti polugu. Umjesto toga, napišite "Gurnite ručicu" ili "Morate pritisnuti ručicu", tako da se ne zapita što učiniti.

7. 
   

   
   Predložite alternative. Za neke će zadatke biti nekoliko načina da se postigne isti korak. Predložite alternative u svojim uputama kako bi čitatelj mogao izabrati na koji način želi ispuniti ovaj zadatak.
   • Na primjer, ako dajete upute za izradu kikirikijevog maslaca i sendviča s džemom, možete mu reći koje druge proizvode može koristiti kao "Zamijenite prokletim maslacem od kikirikija ako patite od alergije".

8. 
   

   
   Po potrebi koristite grafiku. Vjerojatno ste čuli frazu "Slika ima više smisla od duge rečenice". Ako napišete jasne upute, slika ili slika učinit će radnju razumljivijom čitateljima.
   • Za više tehničkih uputa provjerite može li vaš pogon jasno vidjeti što slika opisuje i da radnja nije ometana alatom ili rukom.

Treći dio Ispitajte svoje upute

1. 
   

   
   Organizirajte svoje upute u nekoliko dijelova. Neki složeni zadaci imat će više od jednog dijela. Ako pišete upute za duži zadatak sastavljen od nekoliko manjih koraka, razdvojite ih na odjeljke.
   • Ako trebate numerirati svoje upute, počnite iznova za svaki korak. Čitalac slijedeći vaše upute imat će osjećaj postignuća nakon dovršetka svakog koraka.
   • Čak i ako vaš zadatak nema polu-neovisni dio, možete ga podijeliti u nekoliko dijelova ako imate veliki broj koraka. Previše koraka može brzo obeshrabriti vaše čitatelje.

2. 
   

   
   Pokušajte sa svojim uputama onako kako ste ih napisali. Ako to ne možete, nitko ih neće moći slijediti. Zamolite svoje prijatelje da slijede vaše upute kako bi vam pomogli da utvrdite što može biti netačno.
   • Možda ćete trebati testirati svoje upute nekoliko puta, posebno ako su duge i složene.

3. 
   

   
   Pažljivo ih pročitajte. Pravopisne i gramatičke pogreške mogu uništiti razumijevanje vaših uputa i otežati im praćenje. Pročitajte ih od kraja do kraja, od početka do kraja i od kraja do početka, kako biste bili sigurni da nema grešaka.
   • Ako ne vjerujete svojoj lekturi, zamolite prijatelja da ih lektira za vas.

4. 
   

   
   Spomenite popis potrebnih alata ili materijala. Ako zadatak zahtijeva alate ili materijale, popis će biti vrlo koristan vašim čitateljima. Stavite ga na početak svojih uputa kako bi mogli prikupiti potrebne materijale prije nego što budu spremni za zadatak.
   • Zamislite ovaj popis kao recept za kuharicu. U receptima se uvijek nalazi popis sastojaka i pribora kako bi ih čitatelj mogao grupirati prije nego što počne kuhati jelo.

5. 
   

   
   Obavijestite svog čitatelja o bilo kojoj opasnosti. Nakon što testirate svoje upute, možete shvatiti koju od skrivenih opasnosti niste spomenuli kad ste ih napisali. Obavijestite svoje čitatelje o tim opasnostima kako bi mogli poduzeti mjere predostrožnosti.
   • Na primjer, ako pišete upute o najboljem načinu prokuhavanja vode, odredite da će tava biti pretopla, tako da je ne biste trebali dodirivati, čak i kad voda ne počne ključati.