Sadržaj

• Koraci

Svi znamo da je važno biti organiziran na poslu; bez obzira na to, ovo je beskrajna bitka za mnoge ljude. Vjerovali ili ne, ostati organiziran nije toliko zastrašujući zadatak koliko zvuči. Neke brze promjene u navikama i trajna rješenja mogu olakšati ovaj postupak nego što mislite.

Koraci

Metoda 1 od 4: Upravljanje prostorom i vremenom

1. 

   Pratite svoje aktivnosti. Nekoliko dana bilježite nekoliko svojih aktivnosti u dnevnik. To će vam pomoći da točno vidite što radite, a da toga uopće niste svjesni, a početno ćete shvatiti svoje organizacijske i produktivne propuste. Uz to, ovu vježbu trebali biste izvoditi imajući na umu sveukupne ciljeve. Kroz dnevnik aktivnosti moći ćete vidjeti koji vam zadaci mogu izgubiti vrijeme, a koji mogu doprinijeti vašim ciljevima.

2. 

   
   
   Odredite svoje rasporede visoke produktivnosti. Neki su produktivni ujutro, dok drugi mrze ideju ranog ustajanja. Možda već imate osjećaj za dijelove dana koji vas čine produktivnijima. Bez obzira na vaše sklonosti - noći, jutra, vrijeme ručka ili neposredno prije ili poslije "špice" -, iskoristite ova razdoblja kako biste povećali produktivnost.

3. 

   
   
   Odredite prioritete svoje zadatke. Svi znamo da su neki zadaci važniji od drugih; međutim, ne dajemo im uvijek odgovarajući prioritet. Razviti, na primjer, sustav koji klasificira zadatke putem podsjetnika koji uključuju marke poput zastava ili zvijezda iskreno i fleksibilno. Držite ove podsjetnike u blizini računala ili stola, bilo virtualne ili fizičke. Posvetite više svog vremena i energije stavkama s najvišim prioritetom na popisu. Primjeri mogu uključivati ​​zadatke s kratkim rokovima, poput stvari koje morate dostaviti do kraja dana ili sljedećeg dana. Također možete prioritet dati odgovorima kupcima, šefovima ili drugima koji su odgovorni za generirane troškove. A ako niste sigurni koliko je zadatak osjetljiv ili važan, uvijek je dobro pitati ga.

4. 

   
   
   Odmah izvršite brze zadatke. Ne trebaju svi zadaci imati prioritete i rasporediti ih za određeno vrijeme. Planiranje ili raspoređivanje nekih od njih može potrajati toliko vremena koliko i njihovo dovršavanje. Ako jeste, i možete odmah izvršiti ove zadatke, uživajte! Suočavanje s ovim preprekama na ovaj način također će vam pomoći da izbjegnete odugovlačenje.

5. 

   Upravljajte neredom i radnim materijalima. Naši se stolovi lako premještaju sa scena nereda na scene uništavanja vrijedne filmova - što otežava organizaciju. Neki ljudi djeluju i pod strogim pravilima čišćenja. Iako nisu bitni, poduzmite neke korake za čišćenje radne stanice.
   • Nastavite s narudžbom. Bacite smeće i sustavno arhivirajte potrebne materijale. Čistite nered kad god je to moguće: tijekom pauza ili između zadataka.
   • Odmah očistite prljavštinu koju stvorite. Dakle, kasnije nećete morati brinuti o čišćenju. Nadalje, ovo će spriječiti da trenutni poremećaj ostane na vašem stolu u budućnosti.
   • Neka vam potrepštine budu nadohvat ruke. Očito nije sve oko vas znak poremećaja. Dostupnost alata koje upotrebljavate štedi vaše vrijeme i dobro koristi vaš dragocjeni prostor.

6. 

   Zakažite vrijeme za aktivnosti i sastanke. Neki zakazuju samo sastanke, ali ne prave popise potrebnih aktivnosti. Zakazivanje najvažnijih zadataka, kao i sastanaka, može biti korisno. Također možete "grupirati" određene zadatke. Na primjer: zakažite sastanke samo utorkom i četvrtkom. Također zadržite slobodno vrijeme u kalendaru kako biste odvojili kreativno vrijeme za sebe ili za smještaj neočekivanih događaja.
   • Koristite dnevni red i kalendar. Ovi alati mogu biti papirnati ili virtualni, u obliku aplikacija kao što su iCalendar i Google Now.
   • Odvojite svoje aktivnosti u kategorije. Kategoriziranjem ili razdvajanjem aktivnosti po bojama možete dobiti brze vizualne podsjetnike na ono što je važno. Te kategorije mogu uključivati, na primjer: dopisivanje, projekti, događaji, sastanci, rasprave, pa čak i pauze ili vremena za fizičke vježbe.
   • Optimizirajte svoju tehnologiju. Virtualni kalendari i platforme e-pošte, kao što je Outlook, mogu kombinirati vaše popise obveza, vaše kontakte i adrese. To ne samo da čini sve učinkovitijim, već i optimizira vaš proces razmišljanja.
   • Kad god je to moguće, delegirajte zadatke. S obzirom na intenzitet dnevnog rada, lako je zaboraviti da ne morate sve raditi sami. Delegirajte zadatke pomoćniku ili, ako ste posebno zaokupljeni poslovima, zamolite kolegu da vam učini uslugu i pomogne u određenim zadacima. Možete ih nagraditi kad je sve mirnije.

Metoda 2 od 4: Sustavna briga o vašoj e-pošti

1. 

   Provjerite e-poštu u zakazano vrijeme. Ne moraju se svi držati svoje pristigle pošte, jer mnoge primljene poruke nisu toliko hitne. Ako radite na mjestu koje ne zahtijeva trenutne odgovore na e-poštu, provjerite pristiglu poštu u zakazano vrijeme - otprilike tri ili četiri puta dnevno.

2. 

   Arhivirajte e-poštu. Iskoristite mape i naljepnice, umjesto da dopustite da se poruke gomilaju u pristigloj pošti. Outlook ima mape i podmape, dok Gmail ima oznake i nekoliko zasebnih ulaznih sandučića. Na primjer, ako ste novinar, vaše mape mogu se zvati "Trenutna izvješća", "Buduća izvješća", "Stara izvješća", "Intervjui i izvori" i "Priče i ideje".
   • Izbriši i arhiviraj. Arhivirajte staru i važnu poštu, a ostatak izbrišite. U gornjem primjeru, mapa "Stara izvješća" služi kao datoteka novinara. Kad započnete brisati stare poruke e-pošte, iznenadit ćete se koliko stavki ide u smeće i koliko je stavki pohranjeno. Neki ljudi također vole imati praznu poštu - ne ostavljajući niti jednu poruku nepročitanom (ili ne ostavljajući poruke u pristigloj pošti). Osim korištenja mapa i naljepnica, okvir možete isprazniti pomoću funkcije "Arhiviranje", brišući stare e-adrese tijekom pauza na poslu ili koristeći programe za organiziranje računa.

3. 

   Kad god je to najučinkovitije, koristite druge oblike komunikacije. Ponekad jednostavan telefonski poziv može riješiti problem koji zahtijeva razmjenu deset e-adresa. Ako je tako, nazovite osobu! Ako znate da će razmjena e-pošte generirati raspravu ili uključivati ​​mnogo poruka, možda je najbolje da razgovarate telefonom. Na taj ćete način moći dobiti više detalja, istovremeno izbjegavajući dugu i dugotrajnu raspravu putem elektroničkih poruka. Možete čak poslati e-poštu kolegi i reći nešto poput "Imam puno pitanja za vas na ovu temu. Možda bismo trebali razgovarati. Mogu li vas nazvati za pet minuta?"

4. 

   Ograničite prekide. Iako su strateške pauze korisne, prekidi tijekom radnog vremena nisu. Mogu vas usporiti, slomiti tempo posla i izgubiti način razmišljanja. Stoga pokušajte koristiti posebne pisane i glasovne poruke kad znate da ste prezauzeti. Ovi se alati ne moraju koristiti samo kad niste u uredu; mogu se koristiti kad ste zalutali zadacima. Mnogi se ljudi također služe politikom "otvorenih vrata" - ali ne morate cijelo vrijeme ostavljati sobu otvorenu. Možete čak ostaviti prijateljsku poruku na vratima, govoreći nešto poput "Usred sam poziva" ili "Zauzet sam. Vratite se kasnije ili pošaljite e-poštu".

5. 

   Koristite usluge "oblaka". Usluga u oblaku (poznata i kao "računalstvo u oblaku") može se uzeti u obzir jer je jeftinija, skalabilna, učinkovita i lako se ažurira. Sadržaj koji ovi oblaci čine dostupnim može biti posebno koristan jer mu možete pristupiti na raznim uređajima: računalima, tabletima, pametnim telefonima itd. Pohrana u oblaku također služi kao primarni ili sekundarni način izrade digitalnih sigurnosnih kopija. Posavjetujte se s osobom odgovornom za IT ili softver na vašem radnom mjestu. Možda već imate slobodnog prostora u oblacima (ili ga čak možete kupiti za male godišnje naknade).

6. 

   Koristite internetske favorite. Najbolji preglednici omogućuju označavanje - kad spremite i organizirate adrese e-pošte koje često posjećujete, radi jednostavnog i brzog pristupa. Iskoristite ih kako ne biste zaboravili na važne web stranice koje sadrže vijesti ili informacije iz industrije.

Metoda 3 od 4: Iskorištavanje vremena

1. 

   Izbjegavajte istovremeno vježbati više zadataka. S tim u vezi, većina stručnjaka ima slična mišljenja. Iako se na TV-u može činiti brzim i hladnim, istodobno vježbanje nekoliko zadataka ("multitasking" ili "multitasking") nije učinkovito i može narušiti organizacijsku učinkovitost. Odlučite posvetiti kompletnu pažnju jednom zadatku; dovršite ga i prijeđite na sljedeću stavku na popisu.

2. 

   Stvorite raspored ili kalendar za sebe. Srećom, većina poslova ne zahtijeva da posebno planirate sve za svoj dan. No, zadržavanje osnovnog rasporeda najzanimljivijih događaja i najvažnijih događaja i zadataka u danu može biti korisno.
   • Postavite vremenska ograničenja za određene aktivnosti. Neki zadaci ne zahtijevaju ta ograničenja, ali drugi moraju imati vremenske parametre kako biste poboljšali svoju produktivnost. Razmislite o svakodnevnim aktivnostima koje obično traju duže nego obično - i dajte im određene rokove u budućnosti.
   • Odvojite dodatno vrijeme za druge aktivnosti. Neke aktivnosti - kao što ste možda naučili iz iskustva - na kraju zahtijevaju više vremena nego što se očekivalo; međutim, to nije nužno loše. Odvojite, na primjer, dodatno vrijeme prije i poslije za obavljanje ovih vrsta zadataka (a posebno za važne događaje i sastanke).

3. 

   Upotrijebite štopericu, fizičku štopericu ili alarm. Ovi alati mogu biti učinkoviti ako se koriste štedljivo. Neki ljudi vole postaviti alarme 10, 15 ili 30 minuta unaprijed, kako bi dobili unaprijed upozorenja i pripremili se za aktivnost. Možete koristiti i podsjetnike.

4. 

   Izbjegavajte odgađanje aktivnosti. Zapitajte se je li ovo odgađanje prijeko potrebno ili je samo primjer odugovlačenja.Ako mislite da odugovlačite, nemojte odgađati zadatak - dovršite ga odjednom! Međutim, kada je odgađanje neke aktivnosti neizbježno, zapamtite točku na kojoj ste je prekinuli i odredite drugo određeno vrijeme da je završite. Druga je mogućnost stvoriti plan za nepredviđene slučajeve. Na primjer: ako morate otkazati sastanak licem u lice, možda ćete moći uputiti poziv (putem zvuka i / ili videa) s tom osobom.

Metoda 4 od 4: Briga o vašem fizičkom i mentalnom zdravlju

1. 

   Pravite pauze. Važno je imati mentalne pauze kako biste ostali zdravi i produktivni. Na poslu smo toliko uronjeni da ponekad ne pravimo pauze - toliko bitne. Te pauze daju nam ostalo što nam treba i poboljšavaju našu produktivnost, ali također nam omogućuju da se povučemo unatrag i zapitamo se koristimo li svoje vrijeme što učinkovitije.

2. 

   Spavaj bolje. Ako ne spavamo dobro, sljedeći dan možemo biti zapanjeni, umorni ili bezvoljni, što može ugroziti učinkovitost i naše planove na poslu. Planirajte odmarati barem sedam ili osam neprekidnih sati u noći.

3. 

   Ne uspoređujte se sa svojim suradnicima. Posao većine tih ljudi razlikuje se od našeg i svi imaju različite metode organizacije. Metoda koja ima smisla i učinkovita je za nekoga koga poznajete možda nije najbolja za vašu rutinu i obrnuto.

4. 

   Prihvatite da je organizacija trajni proces. Ne očekujte da ćete biti savršeni. Organizacija je kontinuirana i zahtijeva stalnu pažnju. Nećete biti savršeno organizirani svaki dan; međutim, malo narudžbe može vas učiniti mnogo učinkovitijima.