Sadržaj

• faze
• 1. dio započnite pismo
• Drugi dio napišite tijelo pisma
• Treći dio Završite pismo
• 4. dio Dovršavanje pisma

U ovom članku: Pokrenite slovo Smanjite kućište pisma Dopunite slovo Pronađite pismo14 Reference

Trebate li napisati komercijalno pismo? Općenito, ova pisma slijede poznatu i jednostavnu strukturu koja se prilagođava raznim sadržajima. Poslovno pismo mora uvijek biti datirano. Uz to, trebao bi sadržavati nekoliko odlomaka i podataka o pošiljatelju i primatelju. Napišite svoje i po potrebi izvršite potrebne izmjene kako biste udovoljili standardima koje je postavila vaša tvrtka.

faze

1. dio započnite pismo

1. 
   

   
   Upoznajte se s izgledom. Bez obzira na sadržaj vašeg pisma, morate primijeniti određena pravila prezentacije. Komercijalna slova moraju se upisati. Upotrijebite uobičajeni font kao što je "Arial" ili "Times New Roman". Ako je moguće, odlučite se za podstavljene odlomke, što je ekvivalent početku svakog novog odlomka dvaput pritiskom na tipku. ulaz i ne upuštajte se.
   • Ostavite rub od 2,5 cm na sve četiri strane.
   • Digitalno poslovno pismo mora biti sastavljeno korištenjem zajedničkog fonta. U profesionalnoj e-pošti izbjegavajte korištenje slovnih ili e drugih boja osim crne i bijele.

2. 
   

   
   Odaberite prikladan papir. E moraju biti ispisane na listu veličine A4. Ako živite u Sjedinjenim Američkim Državama, koristite papir veličine 216 mm 279 mm ili 8,5 "× 11". Neki veliki ugovori mogu se tiskati na listovima legalne veličine (216 mm × 356 mm).
   • Ako ispisujete pismo da biste ga poslali, razmislite o korištenju papira s glavom tvrtke. To će vašem pismu biti službeni dodir jer će čitatelj vidjeti logotip i kontaktne podatke vaše tvrtke.

3. 
   

   
   
   
   Unesite podatke o tvrtki. Unesite ime i adresu tvrtke, a svaku stavku adrese upišite u poseban redak. Ako radite u svoje ime, dodajte svoje ime umjesto naziva tvrtke ili iznad.
   • Ako vaša tvrtka ima zaglavlje spremno za upotrebu, možete ga koristiti umjesto da sami upišete podatke.
   • Ako sami unesete adresu, opravdajte je lijevo ili desno na vrhu stranice, ovisno o vašim željama ili uputama tvrtke.
   • Ako pismo šaljete u inozemstvo, napišite naziv zemlje velikim slovima.

4. 
   

   
   Navedite datum. Za više strogosti napišite cijeli datum. Na primjer: "1. travnja 2012.". U pismu predstavljenom na francuskom jeziku mjesto i datum trebali bi se pojaviti u gornjem desnom dijelu stranice.
   • Ako je pisanje vašeg pisma trajalo nekoliko dana, navedite datum kad ste pismo završili.

5. 
   

   
   
   
   Dodajte podatke o primatelju. Unesite puno ime primatelja, naslov, ako je primjenjivo, naziv i adresu tvrtke. Ti se podaci moraju pojaviti ovim redoslijedom, pri čemu će svaka stavka biti zasebna. Ako je primjenjivo, uključite referentni broj. U pismu predstavljenom Francuzima informacije o primatelju moraju biti na desnoj strani, nekoliko redaka ispod datuma.
   • Da biste odgovor dobili izravno, poželjno je pismo uputiti određenoj osobi. Malo istražite ako zanemarite ime primatelja. Kontaktirajte tvrtku da biste saznali ime i naslov dotične osobe.

6. 
   

   
   Odaberite obrazac za poziv. Ova formula služi za izražavanje vašeg poštovanja prema primatelju. Vi ćete odabrati svoju formulu ovisno o tome znate li svog susjeda ili ne. Također ćete razmotriti stupanj poznavanja ili formalizma vašeg odnosa. Ispitajte opcije na sljedećem popisu.
   • Upotrijebite izraz "Kome pravo:" samo ako ne znate točno kome se obratiti u svom pismu.
   • Ako je vaš odnos s primateljem površan, najbolje je upotrijebiti "Gospodine" ili "Gospođo", kako biste izbjegli neobično.
   • Možete navesti i ime primatelja, na primjer: "Gospodine direktore".
   • Ako primatelja vrlo dobro poznajete i ako su vam izvještaji poznati, možete upotrijebiti osobniju formulu poput "Moja draga Suzanne".
   • Ako sumnjate u spol primatelja, koristite formulu: "Dame, gospodo".
   • Ne zaboravite nakon poziva ili formule dvotočka staviti zarez (:) nakon izraza "Kome je to točno".

Drugi dio napišite tijelo pisma

1. 
   

   
   Usvojite odgovarajući ton. Prema dobro poznatoj izreci, vrijeme je novac i većina gospodarstvenika mrzi gubiti svoje vrijeme. Stoga bi vaše pismo trebalo biti napisano kratkim i preciznim tonom. Olakšajte čitanje tako da idete ravno do točke i započinjete sažetim stavkom.Na primjer, uvijek možete započeti rečenicom poput: "Pišem o ...".
   • Izbjegavajte cvjetne prijelaze, pompozne riječi ili duge, vijugave rečenice. Umjesto toga, tražite najosnovnije što je moguće brže i jasnije.
   • Usvojite uvjerljiv stil. Najvjerojatnije, vaš je cilj uvjeriti svog čitatelja da nešto učini, predomisli se, ispravi problem, plati račun ili preduzme mjere. Dakle, iznesite svoje stajalište s uvjerenjem.

2. 
   

   
   Koristite osobne zamjenice Potpuno je ispravno koristiti se u komercijalnom pismu osobne zamjenice ja, nas i ti, Kad je riječ o sebi, koristite osobnu zamjenicu ja, Upotrijebit ćete osobnu zamjenicu, ti razgovarati o primatelju.
   • Budite oprezni kad pišete pismo u ime organizacije. Ako iznesete gledište tvrtke, morate koristiti osobnu zamjenicu nas, Tako će čitatelj znati da se radi o gledištu tvrtke. Ako izrazite svoje mišljenje, poslužite se ja .

3. 
   

   
   Budite jasni i sažeti. Obavijestite svog čitatelja upravo o temi vašeg govora, jer će vam brzo odgovoriti samo ako je vaše pismo čisto poput stijene. Konkretno, morate nedvosmisleno naznačiti želite li da vam primatelj nešto pruži ili djeluje u određenom smjeru. Objasnite svoj položaj što je moguće kraće.

4. 
   

   
   Koristite aktivni glas. Kada opisujete situaciju ili kada upućujete zahtjev, obavezno koristite aktivni glas, a ne pasivni glas. Rizik ćete biti dvosmislen ili bezličan, ako se izrazi pasivnim glasom. Pored toga, aktivni glas je jednostavniji i ide ravno do točke. Evo dva primjera.
   • Pasivan način: "Sunčane naočale nisu dizajnirane ili proizvedene s obzirom na snagu. "
   • Aktivni način: "Vaša tvrtka dizajnira i proizvodi sunčane naočale ne obazirući se na njihovu snagu. "

5. 
   

   
   Budite opušteni ako je potrebno. Pisma ljudi pišu drugim ljudima. Izbjegavajte standardna slova što je više moguće, jer nećete moći uspostaviti odnos s nekim slanjem im stereotipnog pisma. Međutim, izbjegavajte kolokvijalne ili slengonske izraze, poput "mora se reći", jer "mora se priznati" ili "novac" za "novac". Držite se profesionalnog stila, ali susretljiv i susretljiv.
   • Ako primatelja vrlo dobro poznajete, moguće je uključiti srodnu formulu kojom ćete izraziti svoj pozdrav.
   • Koristite zdrav razum kako biste odredili aspekte svoje osobnosti koje ćete otkriti. Ponekad malo humora zaista olakšava poslovni odnos, ali budite oprezni prije nego ispričate anegdotu.

6. 
   

   
   Budite ljubazni. Morate biti, čak i ako pišete žalbu ili pismo žalbe. Ispitajte položaj primatelja i ponudite mu, ugodnim i ugodnim tonom, da u razumnim granicama učini ono što možete.
   • Na primjer, nepristojna pritužba mogla bi biti napisana na sljedeći način: „Mislim da su vaše sunčane naočale toliko loše da sam odlučio više ne kupiti. S druge strane, ljubazna tvrdnja izgledala bi ovako: "Razočarana sam tvojim sunčanim naočalama i odlučila sam se u budućnosti zalihati s drugim dobavljačima. "

7. 
   

   
   Koristite a druga stranica u zaglavlju dodatnih stranica. Većina poslovnih pisama mora biti dovoljno sažeta da stane na jednu stranicu. Ali ako je pismo duže, primjerice ugovor ili pravni zaključci, možda će vam trebati dodatne stranice. Koristite a druga stranica zaglavlje, izrađeno od istog papira kao i prva stranica, ali obično sa skraćenom adresom.
   • Na drugu stranicu napišite broj stranice, a na vrhu sljedeće stranice. Također možete unijeti ime primatelja i datum.

8. 
   

   
   Vezati sve. U posljednjem odlomku sažmite točke koje ste naveli u tijelu pisma i jasno navedite svoj plan djelovanja ili ono što očekujete od primatelja. Predložite da vas kontaktira ako imate pitanja ili nedoumice koje biste mogli izraziti. Zahvaljujte primatelju na pažnji koju je pružio spomenutom pismu ili pitanju.

Treći dio Završite pismo

1. 
   

   
   Odaberite ljubazni obrazac. U zaključku, kao i u obrascima žalbe, treba pokazati poštovanje i formalizam. Možete odabrati, a da ne rizikujete da ćete prevariti sebe, formulu poput: "molim vas, vjerujte (gospodine), u znak mog poštovanja" ili "molim vas da izrazite (gospodine) izraz svojih predanih osjećaja. Slično tome, ako se radi o e-pošti, razmislite o upotrebi izraza poput "srdačno", "s poštovanjem" ili "iskreno", koji su manje formalni, ali prihvatljivi.

2. 
   

   
   Potpišite pismo. Skočite oko četiri retka prije nego što potpišete svoj potpis. Ispišite pismo prije potpisivanja. Bolje je koristiti plavu ili crnu tintu. Ako pismo pošaljete e-poštom, skenirajte svoj potpis i stavite sliku u odgovarajući dio pisma.
   • Ako pismo potpisujete u ime druge osobe, napišite "str. str. : »Prije vašeg potpisa. Ovo je kratica izraza "proxy", što znači "umjesto" ili "u ime".

3. 
   

   
   Upišite svoje ime i podatke za kontakt Pod svojim potpisom unesite svoje ime, naslov, telefonski broj, adresu e-pošte ili druge odgovarajuće kontaktne podatke. Svaku stavku napišite na neovisan redak.

4. 
   

   
   Dodajte inicijale daktilografkinje. Ako je pismo upisao netko drugi nego autor, možete dodati inicijale te osobe ispod jastučića za potpis. Ponekad neke tvrtke traže da dodaju inicijale autora pisma kako bi lakše pronašli ljude koji su sudjelovali u razvoju pisma.
   • Ako pronađete samo inicijale daktilografkinje, napišite ih malim slovima, na primjer: mj.
   • Ako uvrstite i autore, upotrebljavajte velika slova, zadržavajući početne znakove daktilografkinje malim, na primjer: RW: mj. Moguće je odvojiti dva inicijala kosom crtama, na primjer: MW / mj.

5. 
   

   
   Navedite privitke. Ako ste u svoje pismo dodali dijelove, pod svoje koordinate napišite prirodu tih dijelova, nekoliko redaka, navodeći broj i vrstu dijelova. Na primjer, napišite: "Prilozi (2): obrazac, brošura".
   • Izraz "Prilozi" također možete skratiti tako da napišete "P. j".

6. 
   

   
   Unesite imena primatelja. Ako kopiju pisma pošaljete drugoj osobi, morate je spomenuti u pismu tako što ćete ispod retka "Prilozi" napisati kraticu "cc", a zatim ime i naslov osobe. Ova kratica znači "ljubazna kopija". To je i kratica izraza "istinska kopija", kada su slova kucana karbonskim papirom.
   • Na primjer, napišite: "cc: Marie Martin, direktorica marketinga".
   • Ako dodate više od jednog imena, drugo ime uskladite pod prvim, ali bez slova "cc:"

4. dio Dovršavanje pisma

1. 
   

   
   Ispravite pismo. Izgled je ključni element koji odražava vašu profesionalnost. Ali, morate ispraviti svoje pogreške kako biste pokazali primatelju da ste sposobni i odgovorni. Pokrenite provjeru pravopisa softvera za obradu, ali pažljivo pročitajte pismo prije nego što ga pošaljete.
   • Provjerite je li pismo jasno i sažeto. Postoje li odlomci koji sadrže više od tri ili četiri rečenice? Ako je to slučaj, pokušajte ukloniti nepotrebne rečenice.
   • Ako je pismo izuzetno važno, razmislite da zamolite nekoga od prijatelja ili kolege da ga pročita za vas. Ponekad svježi pogled može uočiti pogreške ili pogreške koje možda ne primijetite.

2. 
   

   
   Nemojte ogrebati svoje pismo. Ako imate više stranica, nemojte ih spajati. Ako želite zadržati redoslijed stranica, možete ih priložiti gornjim lijevim kopčom za papir.

3. 
   

   
   Pošaljite pismo. Ako pismo šaljete poštom, koristite kovertu komercijalne veličine. Ako je moguće, uzmite omotnicu s logotipom tvrtke. Pravilno zabilježite adresu pošiljatelja i primatelja. Slovo preklopite na pola, tako da primatelj prvo otkloni gornji poklopac, a zatim donji. Pobrinite se da dobijete dovoljno svog pisma prije nego što ga pošaljete.
   • Ako smatrate da vam je pisanje neuredno i ne odražava vašu profesionalnu sposobnost, unesite adrese pomoću softvera za obradu e-pošte i ispisujte ih na koverti s vašim pisačem.
   • Ako je pismo izuzetno važno ili hitno, razmislite o tome je li ga dostavio servis.
   • Ako ga želite poslati e-poštom, pretvorite ga u "HTML" ili PDF format da biste nastavili formatirati. Međutim, najbolje je poslati pismo ispisano na papiru.