Sadržaj

• faze
• 1. dio Organizirajte se u vremenu i prostoru
• Drugi dio Upravljanje e-poštom
• Treći dio Upravljanje vremenom
• Dio 4 Održavanje tjelesnog i mentalnog zdravlja

U ovom članku: Organiziranje vremena i prostoraUpravljanje e-poštom Upravljanje vremenom Održavanje fizičkog i mentalnog zdravlja15 Reference

Organiziranje je kvaliteta koju traže regrut, jer je jedno od najboljih sredstava za pružanje kvalitetnog rada. Ipak, mnogi se zaposlenici suočavaju s organizacijskim poteškoćama različitog stupnja.Ako ste i vi dio toga, znajte da postoje jednostavna i učinkovita rješenja. vam daje nekoliko savjeta kako olakšati svoj profesionalni život boljom organizacijom.

faze

1. dio Organizirajte se u vremenu i prostoru

1. 
   

   
   Snimite svoje aktivnosti u novinama. Uzmite tjedan da ocijenite sve svoje aktivnosti dok prolazite. Ovaj tipični tjedan omogućit će vam pregled svakodnevnih zadataka. Moći ćete ih klasificirati prema vremenu koje zahtijevaju i ciljevima koji će vam omogućiti postizanje.

2. 
   

   
   Odredite vrhove produktivnosti. Neki ljudi su aktivniji tijekom jutra, dok su drugi učinkovitiji nakon ručka. Što god je najbolje vrijeme za vas, iskoristite to za obavljanje najvažnijih i najsloženijih zadataka.

3. 
   

   
   Postavite prioritete zadacima. Iskoristite naviku voditi dnevnik u papirnatom ili digitalnom obliku. Prije nego što krenete noću ili stignete ujutro, označite najvažnije aktivnosti: izvijest o sastavljanju u kratkom vremenu, pripremanje sastanka ... To će vam omogućiti da uložite vrijeme i energiju potrebnu za svaki zadatak, a da vas ne rasipate. Ipak, ostanite dovoljno fleksibilni da biste uključili nove zahtjeve u slučaju promjene okolnosti. Ako niste sigurni u relativnu važnost zadatka, zatražite detalje od svog suradnika ili supervizora.

4. 
   

   
   
   
   Brzo otpremite male zadatke. Određivanje prioriteta ne znači odugovlačenje! Drugim riječima, ako imate nevažne, ali lako ostvarive zadatke, nemojte ih odlagati preko noći. Vodite računa o tim malim aktivnostima što je brže moguće kako biste se mogli usredotočiti na najvažnije stvari.

5. 
   

   
   Organizirajte svoj radni prostor. Bez obzira imate li mali ured ili stvarnu sobu, vaš prostor mora biti pogodan za učinkovit rad! Neuredan radni prostor može uzrokovati stres i ograničiti vašu produktivnost. Ne radi se o tome da postaneš toaletni manijak! Samo morate iskoristiti naviku pospremanja vašeg stola.
   • Spremite svoj radni prostor. Riješite se svih datoteka i smeća koji smeću vaš ured. Suprotno tome, pažljivo rangirajte važne dijelove. Spremite i očistite svoj radni prostor čim imate mogućnosti: tijekom razdoblja aktivnosti, za vrijeme pauze, između dva zadatka ...
   • Čisto dok idete. Na taj način izbjegavate nakupljanje papira ili ostataka hrane na svom stolu.
   • Predmete držite pri ruci: telefon, olovka, papirnati podlošci ... Organizirajte svoj radni prostor kako bi bio što funkcionalniji.

6. 
   

   
   
   
   Planirajte svoj dan. Da biste se učinkovito organizirali, morate zakazati svoje obveze, ali i sve druge profesionalne zadatke, poput čitanja e-pošte, pisanja izvještaja ... Na primjer, možete provesti jedan ili dva dana u tjednu obaveza vi i ostatak tjedna do svojih ostalih zadataka. Ne pokušavajte popuniti prazne periode pod svaku cijenu. Iskoristite priliku da se opustite ili razmislite o manje neposrednim problemima. Ova razdoblja slabe aktivnosti mogu također predvidjeti očekivano.
   • Koristite kalendar ili kalendar. Možete odabrati dnevni red na papiru, elektronički kalendar ili programe poput iCalendar ili Google Now.
   • Kategorizirajte svoje aktivnosti. Na primjer, možete ih klasificirati prema vrsti (projekt, događaj, sastanak, predah ...) ili prema redoslijedu važnosti. Odaberite sustav koji vam omogućuje da na prvi pogled vidite svoje glavne aktivnosti.
   • Optimizirajte upotrebu digitalnih alata. Na primjer, pogled mogu se koristiti kao adresar, kalendar ili popis aktivnosti koje treba obaviti. Upotrebom istog alata za planiranje profesionalnog života dobivate na efikasnosti.
   • Ako je moguće, delegirajte neki svoj posao. Može biti teško učitati pomoćnika sa zadatcima koji su vam dodijeljeni ili zatražiti pomoć kolege. Međutim, ovo vam omogućuje da se ponovno fokusirate na aktivnosti koje možete obavljati i optimizirate svoje upravljanje vremenom.

Drugi dio Upravljanje e-poštom

1. 
   

   
   Ako je moguće, zakažite čitanje e-pošte. Neki će postovi možda trebati stalnu vezu s vašim s. Ako to nije vaš slučaj, ne čitajte e-poštu do zakazanog vremena tijekom dana.

2. 
   

   
   Poredajte svoje mailove. Označite važne razgovore i klasificirajte e-poštu prema njihovoj namjeni, pošiljatelju ... Koristite značajke koje nudi pogled (mape i podmape) ili Gmail (oznake).
   • Obrišite s dok su obrađeni. Arhivirajte važne razgovore i e-poštu koji su vam možda potrebni. Imati praznu kutiju, koju smo pročitali i obradili, na kraju dana može biti olakšanje. Ako to bude pravilo, budite sigurni da ne požurite sa obradom svojih poruka e-pošte.

3. 
   

   
   Optimizirajte sredstva komunikacije. Bilo da ste među kolegama ili s partnerima, nemojte se ograničiti na razgovor e-poštom. Trenutačni razgovor ili jednostavno telefon poželjna su rješenja za njihovu brzinu i ljudski kontakt. Oni vam mogu uštedjeti dragocjeno vrijeme i uštedjeti vas stres čekanja na vaš odgovor. Pored toga, lakše je razmjenjivati ​​informacije u nitima usmenog razgovora nego pismeno.

4. 
   

   
   Ograničite neblagovremene prekide rada. Važno je napraviti pauze tokom dana. S druge strane, prekid vas usred zadatka da se javite na telefon ili kolega koji prolazi pored vašeg stola pokvari vaš radni raspored i izgubi vrijeme. Bez potpuno izoliranja, ne oklijevajte zatvoriti vrata ili ostaviti telefon na telefonskoj sekretarici. Nakon što je vaš zadatak dovršen, odgovorite na različite zahtjeve. U skladu s tim, nemojte praviti apsolutno pravilo uz rizik da ćete izgledati asocijalno ili nepristupačno!

5. 
   

   
   Upotrijebite računalstvo u oblaku. Ova tehnologija omogućuje pohranjivanje velike količine podataka putem udaljenog poslužitelja. Stoga je jeftin i poboljšava dostupnost podataka. Dakle, možete raditi s bilo kojeg uređaja pod uvjetom da on ima pristup internetu. računalstvo u oblaku može poboljšati kvalitetu vašeg rada i vašeg upravljanja vremenom jer vam omogućuje brži i učinkovitiji rad. Ova je usluga obično dostupna kao pretplata koju plaća tvrtka. Ne ustručavajte se predložiti upotrebu ove tehnologije za svoju uslugu.

6. 
   

   
   Koristite značajke koje nude tražilice. Možda već imate naviku osobno bilježiti i rangirati stranice u svojim favoritima. Ne ustručavajte se učiniti isto u uredu, pogotovo ako imate svoje računalo. Na primjer, stranice korporativnih partnera ili opće informacije izvori su kojima trebate brz pristup.

Treći dio Upravljanje vremenom

1. 
   

   
   Ne pokušavajte obaviti više zadataka odjednom. U svijetu u kojem dominiraju informacijske i komunikacijske tehnologije, očekuje se da će zaposlenici biti uvijek dostupni i istovremeno odgovarati na sve zahtjeve. Svi stručnjaci žele reći da je ovaj fenomen za zadataka vodi, suprotno izgledima, gubitak vremena i kvalitete rada. Kad je naš mozak zasićen informacijama, nema vremena sve analizirati. Dakle, izvršavanje više zadataka istovremeno povećava stres i smanjuje sposobnost analize i koncentracije. Ima smisla rješavati jedan problem odjednom.

2. 
   

   
   Kreirajte svoj vlastiti raspored. Osim postavljanja određenog dnevnog reda (sastanak, događaj, sastanak ...), dobro je imati opći raspored svog dana. To će vam omogućiti predviđanje vrhunaca aktivnosti i razdoblja odmora.
   • Neke aktivnosti, poput razmišljanja o projektu ili proučavanja dosjea klijenta, zahtijevaju koncentraciju i analizu. Da biste poboljšali svoju učinkovitost, planirajte određeno vrijeme koje ćete potrošiti na ovu vrstu aktivnosti. Ako premještate datoteke ili projekte, vaš se intelektualni kapacitet može smanjiti, što vas čini manje učinkovitima. Slično tome, i zamorniji zadaci poput čitanja pošte ili izvještaja moraju biti vremenski ograničeni. U suprotnom, možete osjetiti dosadu i odgoditi ili odgoditi aktivnosti.
   • Dopustite dodatno vrijeme za neke aktivnosti. Doista, sastanci ili sastanci mogu trajati duže nego što se očekivalo. Na temelju vašeg iskustva, u svoj raspored uključite vremenski raspon koji je veći od najavljenog trajanja događaja.

3. 
   

   
   Možete upozoriti alarm. Može vas podsjetiti na događaj, signalizirati kraj odvojenog vremena za završetak zadatka ili vam jednostavno dati ritam rada. No, izbjegavajte da vam zvoni neočekivano jer to može rezultirati stresom bez učinka.

4. 
   

   
   Ne izvršavajte svoje zadatke bez valjanog razloga. Lennui, umor, želja da napusti ured ranije ... sve su loši razlozi za odlaganje neke aktivnosti. Odlaganje roka je stvarno gubljenje vremena i učinkovitosti. Međutim, morate ostati fleksibilni. Ako se dogodi neočekivani događaj (last minute sastanak, revizija hitne datoteke ...), zabilježite što morate učiniti i nastavite s aktivnostima kasnije. Možete postaviti i alternativno rješenje. Na primjer, ako ne možete ići na sastanak, pokušajte postaviti konferencijski poziv.

Dio 4 Održavanje tjelesnog i mentalnog zdravlja

1. 
   

   
   Odmorite se. Kao što je spomenuto u članku, nužno je planirati razdoblja fizičkog i intelektualnog odmora. Doista, odmoriti se popodne kako bismo napravili ono što ujutro nismo imali vremena učiniti beskorisnim. Pauza vam omogućuje da napravite korak unatrag, cijenite obavljeni posao i razmjenite s kolegama. Osim toga, pomaže u boljoj organizaciji i poboljšanju produktivnosti. Ako ste preopterećeni poslom, unesite period pauze u svoj kalendar kako ga ne biste zaboravili. Ako je potrebno, planirajte alarm.

2. 
   

   
   Dovoljno spavaj. Prednosti spavanja uvijek su prepoznate. Ipak mnogi radnici ne spavaju dovoljno. Uspostavite rutinu za spavanje od sedam do osam sati.

3. 
   

   
   Ne uspoređujte se s kolegama. Svatko ima određenu ulogu koju drugačije shvaća. Učinkovita metoda organizacije kolega neće nužno biti za vas. Možete razgovarati o najboljim praksama, ali morate pronaći svoj vlastiti sustav.

4. 
   

   
   Organizacija je dugotrajan proces. Vaš će raspored biti uspostavljen dok radite u tvrtki. Ne pokušavajte slijediti svoj plan pod svaku cijenu i budite fleksibilni. Započnite s općom organizacijom (uredan ured, raspodjela vremena između posla i odmora ...), a zatim ga postupno usavršite.