Sadržaj

• koraci
• Savjet
• Upozorenja

Postoji nekoliko situacija u kojima je potrebno zatražiti produženje. Na primjer, na faksu da imate vremena za dovršenje disertacije ili na poslu, kada je zaposlenik previše zauzet da bi na vrijeme dovršio projekt. Vrlo je važno napisati pismo u okviru standarda i zatražiti njegovo produženje učinkovito. Razmislite o prirodi reda: koliko vam treba vremena i zašto? Zatim napišite službeno pismo i pošaljite s potvrdom primitka da budete sigurni.

koraci

Metoda 1 od 3: Pisanje pisma

1. 

   Pismo napišite što je prije moguće. Čim primijetite da će vam trebati duži rok, počnite pisati pismo. Potrebno je dati što je moguće ranije unaprijed da bi primatelj mogao donijeti odluku o situaciji. Također se stvara dojam da ste organizirani, čak i ako tražite prilagodbu rasporeda.

2. 

   
   
   Odredite koliko će vam vremena trebati. Uzmite u obzir sve faktore i podnesite realni zahtjev. Ako kratko vrijeme zatražite, možda ćete morati zatražiti drugo produženje. Izbjegavajte ekstrapoliranje rokova kad god je to moguće. Slijedom ove ideje, bolje je malo precijeniti vrijeme.
   • Ovisno o situaciji, pismo smatrajte pregovaranjem. Ako je to slučaj, tražite više vremena nego što stvarno trebate da biste mogli pregovarati i dogovoriti kraće razdoblje od traženog.
   • Izmjerite radni tempo na temelju trenutnog napretka zadatka i onoga što preostaje učiniti. Na primjer, ako već tri mjeseca radite na konzultantskom projektu, već imate dobru ideju koliko vam preostaje učiniti.
   • Budite svjesni vremenskog ograničenja koje primatelj također ima. Možda je prekoračio rok i sada će to morati odgoditi. Na primjer, sveučilišni profesori moraju dostaviti ocjene za završne zadatke do određenog datuma i u skladu s tim izračunati datume predavanja.

3. 

   
   
   Budite svjesni unaprijed utvrđenih pravila. Znajte trenutni rok prije nego što zatražite promjenu. Nitko se ne želi pojaviti neorganizirano tražeći produljenje, čak i ne shvaćajući trenutnu situaciju. Na primjer, neke vladine agencije traže da narudžba bude isporučena 24 sata nakon početnog kontakta. Ako to ne možete, obavijestite što je prije moguće.

4. 

   
   
   Uključite dobro objašnjenje za zahtjev. Uzimate vrijeme za pisanje pisma, a primatelj će trebati vrijeme da ga pročita, pa se potrudite. Pomno razmislite o stvarnom razlogu zahtjeva za proširenjem i pošteno prijavite pozivaocu. Ne lažite i ne pretjerujte, jer to samo pogoršava šanse za dobivanje dozvole.
   • Dobar razlog je želja zajamčiti kvalitetu ili biti oprezan u radu. Na primjer, ako radite projekt koji bi mogao utjecati na sigurnost nekoliko ljudi, istaknite tu činjenicu kada tražite više vremena, jer to može oduzeti u vašu korist.
   • Ako zahtjev postavljate iz više razloga, odaberite najbolji ili glavni i usredotočite se na njega. Na primjer, ako odgađate prihvaćanje novog projekta, recite da radije radite više istraživanja o transferu troškova (ako je to istina), nego da kažete da čekate drugu ponudu.

5. 

   U zahtjevu navedite neke detalje odabrane. Pojedinosti dodaju više istinitosti i stručnosti pismu. Ovo je vrlo važno ako pismo šaljete vladinoj agenciji ili nekoj drugoj instituciji u kojoj nikad niste bili osobno.
   • Na primjer, ako je vaš djed umro dva dana prije datuma isporuke CBT-a, bolje je opisati incident kao "obiteljski hitni slučaj", a ne samo prijaviti da je to osobni razlog. Dobro je i ukratko reći što se dogodilo i da ćete morati putovati, brinuti se za praktične detalje, podržati članove obitelji itd.
   • Ostavite dokumentaciju u redu prije nego što pošaljete zahtjev. Trebate napraviti popis prioriteta i prioritetnih zadataka, osobito kad se radi o državnim ili službenim institucijama. Ako se pokaže da ste do sada izveli sve korake, brojat će se bodovi u vašu korist.

6. 

   Ostanite pozitivni u sadržaju i tonu. Nitko ne želi čitati Zid plača u obliku pisma. Opišite negativne događaje brzo i kratko i nastavite s prijedlogom rješenja. Na primjer, ako mislite da je plata koja je u početku ponuđena preniska, napišite nešto poput: „Trebam više vremena da razmislim o ponudi. Međutim, vjerujem da bi mi veća plaća mogla omogućiti učinkovitiji posao. "

7. 

   Ispravite pravopis i gramatiku slova prije slanja. Dopustite sebi nekoliko minuta da pažljivo pročitate sve prije nego što ga pošaljete. Također potražite pogreške u oblikovanju i tipkanju. Unesite uređivač pravopisa u uređivač teksta. Zamolite prijatelja da drugi pročita. Ne radite to u žurbi ili preskočite ovaj korak, jer male pogreške mogu stvoriti dojam da ste neispravni i mogu utjecati na konačnu odluku.

Metoda 2 od 3: Slijedite formalne konvencije o pismima

1. 

   Napravite zaglavlje. Datum bi trebao biti prikazan u gornjem desnom kutu stranice. Preskočite liniju i napišite svoju adresu, također opravdanu s desne strane. Zatim preskočite drugi redak i s lijeve strane stavite punu adresu opravdanog primatelja.
   • Ako zahtjev šaljete e-poštom, izostavite datum i adresu, počevši s pozdravom. Kada pišete "predmet", budite vrlo precizni. Na primjer, ako učitelju šaljete e-poštu, subjekt bi trebao glasiti "Vaše puno ime - ime posla i zahtjev za proširenjem".

2. 

   Iskoristite formalni i cjelovit pozdrav. Započnite s "Poštovani" i u niz stavite naslov i prezime. Na primjer, "Dragi prof. Drª Rocha" ili "Poštovani direktor Silveira".
   • Čak i ako ste dio društvenog kruga te osobe i razgovarate s njima u neformalnim situacijama, ovaj je zahtjev službenog karaktera, stoga držite sadržaj strogo formalnim. Na primjer, ne pišite ništa poput "Oi, Fábio".
   • Pronađite određenu osobu koja će se obratiti pismu. Inače će to izgledati kao standardni oglas ili e-mail. Na primjer, "Dragi dekan Sousa" je bolji od "katedrale".

3. 

   Napravite koncizne odlomke. Tijelo pisma mora biti između jednog i tri stavka. U mnogim je slučajevima moguće otvoriti predmet s jednim ili dva retka, zahtjev objasniti u dva do četiri retka i zaključiti korištenjem jednog ili dva više redaka. Ako su vam doista potrebna tri stavka, odvojite uvod, tekst i zaključak.
   • Da biste otvorili temu, recite nešto poput "Ja sam tako Cyclan, student ujutro iz Uvoda u znanje X". Ovo će odrediti situaciju da vaš učitelj zapamti o čemu govorite.

4. 

   Obratite pažnju na završne riječi. Ne zanemarujte snagu zaključka. Posljednjih nekoliko rečenica potvrdite svoju situaciju (u jednom retku) i zahvalite im na vremenu koje je primalac potrošio čitajući pismo. Napišite nešto poput "Cijenim razmatranje dano na moj zahtjev."
   • Ideal je završiti izrazom poput "Privrženosti" ili "Unaprijed vam zahvaljujem".
   • Ako vam je potreban odgovor do određenog vremena, na kraju navedite i te podatke. Kombinirajte to sa zahvalnošću. Na primjer, "Hvala na vašoj pažnji i radujem se vašem odgovoru do sljedećeg tjedna." Samo budite oprezni da ne izgledate kao da nešto tražite.

5. 

   Uključite svoje puno ime i potpis. Ispod "Iskreno" ostavite tri ili četiri prazne linije. Zatim unesite svoje puno ime i opravdajte ga s lijeve strane. Koristite prazan prostor kako biste svoje ime olovkom potpisali. Ako namjeravate pismo poslati e-poštom, izbrišite ovaj prostor i ostavite samo puno ime.

Metoda 3 od 3: Slanje pisma primatelju

1. 

   Napravite kopiju pisma ili kopirajte datoteku. Nakon što ste pregledali nacrt, fotografirajte ga (kako biste ga pretvorili u pdf), spremite ga na web stranicu ili napravite tradicionalnu fotokopiju pisma. Ako želite, uzmite u obzir i datum otpreme, ako nije isti kao zaglavlje pisma. Taj primjerak čuvajte negdje da biste zadržali osobni zapis.

2. 

   Objavi to. Odnesite pismo najbližem poštanskom uredu, dostavite ga pratitelju i uzmite broj za praćenje ili ga stavite u poštanski sandučić. Ako želite biti sigurni da je pismo primljeno, pošaljite ga s potvrdom primitka (ovo zahtijeva plaćanje naknade).
   • Ako šaljete papirnate kopije, koristite visokokvalitetni pisač s dobrim uložakom. Ručno napisana slova obično se ne prihvaćaju.

3. 

   Pošaljite zahtjev za proširenje e-poštom. Ovo je vjerojatno najbolji način za slanje zahtjeva, jer za to treba malo vremena i vrlo je pouzdan. Provjerite primateljevu adresu e-pošte prije slanja i u polje teme unesite identifikacijski broj, ako je potrebno.
   • Primatelj će moći vidjeti točno vrijeme u kojem je poruka e-pošte poslana.Zapamtite ovo ako imate naviku slati e-poštu u zoru.
   • Upotrijebite službenu adresu e-pošte koju zapravo koristite. Potrebno je poslati poruku e-pošte s službene adrese koja se koristi u profesionalnim situacijama. Na primjer, slanje e-pošte na račun nazvan „[email protected]“ nije primjereno.
   • Ako šaljete faks pismo, pričekajte na stranici za potvrdu koja kaže da je prijenos uspješan i da je primljen.

4. 

   Nazovite umjesto pisma. Ako vam treba dodatak hitno ili kasnite, idealno je razgovarati osobno ili telefonom. Ako je ovo slučaj, obratite se službeno i objasnite situaciju na organizirani način.

Savjet

• Vaše pismo mora imati samo jednu stranicu (ili manje). To daje dojam da je cjelovit, ali i dalje se brzo čita.
• Ostanite u tijeku jer ćete možda dobiti potvrdno pismo ili e-poštu u kojoj ćemo vas obavijestiti da je zahtjev primljen.

Upozorenja

• Budite realni kada dajete obećanja. Nema smisla tražiti više vremena za obavljanje još više posla nego što se očekivalo.
• U idealnom slučaju, ovaj zahtjev za produljenje roka trebao bi se dogoditi samo jednom. Ne računajte na sreću da dobijete još jedan nastavak.
• Pogledajte da li ste priložili sve potrebne obrasce za narudžbu. Neke ustanove traže da se obrazac koji im pruži koristi kao obrazac.