Sadržaj

• Koraci
• Pitanja i odgovori zajednice

Ostali odjeljci

Učinkoviti menadžeri i vođe timova aktivno nadgledaju svoje zaposlenike na razne načine kako bi osigurali brzu disciplinsku disciplinu i nagradu visokih. Nadgledanje zaposlenika također vam može pomoći u prepoznavanju područja u kojima zaposlenici troše vrijeme ili resurse tvrtke na privatna pitanja. Pomoću odgovarajućeg softvera možete blokirati web stranice koje su neprikladne ili se ne primjenjuju na poslovanje. Uspješno nadgledanje zaposlenika, bez uzrokovanja nepotrebnih trenja u uredu, trebao bi biti cilj svakog učinkovitog menadžera.

Koraci

Metoda 1 od 4: Utvrđivanje očekivanja

1. 

   Stvorite pismeno objašnjenje svojih pravila. Vaša će pravila biti učinkovita samo ako su jasno objašnjena u priručniku ili vodiču za zaposlenike. Ovaj vodič trebao bi biti lako dostupan svim zaposlenicima i definirati koje su vaše politike i što će se poduzeti u slučaju da se ne slijede. Za bilo koju politiku praćenja koju imate, poput nadzora interneta ili telefona, možda ćete htjeti objasniti i proces razmišljanja koji je doveo do vaših pravila. Objašnjenje zašto to radite može pomoći u smanjenju nepovjerenja zaposlenika uzrokovanog praćenjem njihovih aktivnosti.
   • Postavite jasna pravila o računanju vremena, naplatnih sati (ako je primjenjivo), osobnih telefonskih poziva i osobne upotrebe interneta na poslu. Potaknite zaposlenike da prave pauze izvan radnog vremena, gdje je to prikladno.

2. 

   
   
   Provjerite jesu li zaposlenici upoznati s tim pravilima. Ako se bilo koja vrsta nadzora odvija izvan standardne prijave u tijeku, na primjer ako koristite nadzor telefona ili interneta, trebali biste izravno obavijestiti svoje zaposlenike. Održite sastanak ili pošaljite masovnu e-poštu kako biste objasnili promjene u politici praćenja i objasnili točno kada i kako će se podaci snimati, spremati i brisati.
   • U nekim državama, poput Connecticut-a i Delaware-a, zakonski ste dužni obavijestiti svoje zaposlenike o bilo kojem nadzoru interneta.
   • Čak i ako od vas nisu potrebni obavijestiti zaposlenike o praćenju, može doći do reakcije ako im to ne kažete, a oni sami saznaju.

3. 

   
   
   Točno slijedite disciplinske smjernice. Kad se zaposlenik ne pridržava vaših pravila, pobrinite se da se poduzmu navedene disciplinske mjere zbog tog kršenja. Obavezno primijenite politike jednako na sve zaposlenike. Razjasnite svoje namjere. Dokumentirajte disciplinsku mjeru i neka zaposlenik potpiše disciplinske planove. Ako se pravilno ne pridržavate ovih smjernica, zaposlenici će povjerovati da se vaše pažljivo postavljene politike zapravo neće provoditi.

4. 

   
   
   Držite svoja pravila u razumnim granicama. Ne prijavljujte se prečesto ili ne postavljajte pretjerano ograničavajuća internetska pravila. Nosy gazda može smanjiti moral i učiniti zaposlenike osjećajima nervoze. Usredotočite se na rezultate, a ne na proces. Ako zaposlenik daje dobar posao i dobro radi u timu, nemojte previše gutati detalje.
   • Dajte osoblju više razine veću slobodu. Iako bi bilo prikladno dati privremenom ili administrativnom pomoćniku koji nema puno ulaganja u vaše poslovanje računalo koje se suočava s otvorenim prostorom koji možete nadgledati, osoblje više razine očekivat će povjerenje.
   • Sloboda da rade na svoj način vjerojatno će učiniti osoblje više razine produktivnijim, a ne manje.

Metoda 2 od 4: Procjena produktivnosti

1. 

   Provjerite zaposlenike. S vremena na vrijeme prijavite se sa osobljem u vlastitom uredu u nepredviđeno vrijeme. Ako član osoblja često "klikne" s prozora kad uđete ili spusti telefon, možda ćete trebati izraziti zabrinutost. Osobno promatranje zaposlenika također vam može pomoći da konstruktivno kritizirate njihov rad.

2. 

   Zatražite objašnjenje na čemu je zaposlenik radio. Jednostavan način da zaposlenici budu odgovorni jest redoviti razgovor s njima o tome kako ide njihov posao. Pitajte ih što su učinili od vašeg zadnjeg razgovora, postavljajući više pitanja i procjenjujući njihove odgovore kako se razgovor razvija. Zatražite detalje i opipljive dokaze rezultata.

3. 

   Neka zaposlenici dokumentiraju vlastiti rad. Neka vaš zaposlenik bilježi svoj radni napredak u zapisnike aktivnosti, kontrolne liste ili izvješća o napretku. Međutim, izvješća ne smiju biti previše opterećujuća ili "zauzeta", već trebaju poticati članove tima i upravu da ostanu u kontaktu i na istoj stranici. Ne bojte se tražiti dokaz o radu opisanom u izvješću kada razgovarate sa zaposlenikom.

4. 

   Procijenite radove koji su u toku. Ako vas brine produktivnost, zatražite konkretne dokaze o izvedbi koja je mjerljiva i vremenski ograničena. Ako je zaposlenik voditelj projekta, postavite prekretnice, ali također zatražite planove i rokove za projekt. Prijavite se s drugim osobljem kako biste bili sigurni da svi članovi projektnog tima komuniciraju. Osobno pratite napredak dugoročnih projekata i procijenite njihovu točnost i cjelovitost.
   • Na primjer, mogli biste nadzirati unose podataka za zaposlenika koji je dodijeljen upravljanju bazom podataka. Možete procijeniti pravovremenost unosa, njihovu točnost i poštivanje smjernica tvrtke.

5. 

   Pitajte druge o interakcijama zaposlenika. Pitajte dobavljače, kupce i ostale zaposlenike o njihovoj interakciji s određenim zaposlenikom da biste stekli sliku o tome kako se taj zaposlenik ponašao. Međutim, potreban vam je način da povećate objektivnost ovih promatranja kako zaposlenici ne bi bili nepravedno zastupljeni. Kada tražite ove podatke, umjesto dojmova tražite detalje o interakciji. Zatražite opise interakcija umjesto procjena. I uvijek budite otvoreni; nikad ne znate kada se zaposlenika lažno predstavlja.

Metoda 3 od 4: Praćenje mrežne aktivnosti

1. 

   Odaberite softver za nadzor. Softver za nadzor može se postaviti na više načina. Prvo što treba razmotriti je postavljanje cjelovitog sustava s poslužiteljem. To će uključivati ​​zaštitu od virusa i zlonamjernog softvera, kao i nadzor zaposlenika. Ako nemate IT osoblje za održavanje opreme, možete koristiti uslugu zasnovanu na oblaku, poput Trend Micro Business Security ili Symantec Cloud, da biste ih dobili. Te usluge nisu izuzetno skupe; očekujte da ćete platiti oko 150 USD godišnje.
   • Ako samo pokušavate pratiti upotrebu weba zaposlenika i blokirati neke web stranice, to će vam pomoći jednostavniji softverski paket. Ova će usluga biti jeftinija i omogućit će vam nadgledanje i filtriranje web stranica, pregled pritiska na tipke i snimanje snimaka zaslona. Na primjer, Interguard Sonar pruža ove usluge.
   • U nekim ćete slučajevima možda čak i moći besplatno dobiti osnovni sustav praćenja. Na primjer, ActivTrak nadgleda mrežni promet sustava i izrađuje mjesečno izvješće za vas.

2. 

   Blokirajte štetne ili neprikladne web stranice. Poslodavci imaju pravo nadzirati web stranice koje njihovi zaposlenici posjećuju i blokirati web stranice koje smatraju nevažnima za poslovanje, neprikladnim ili potencijalno štetnim. Uglavnom, poslodavci blokiraju određene web stranice kako bi se pobrinuli da zaposlenici budu produktivni, poput blokiranja Facebooka ili web lokacija za trgovanje dionicama koje im odvlače pažnju, ili kako bi osigurali da zaposlenici ne uznemiravaju kolege ili ne čine korporacijsku špijunažu.
   • Poslodavci također mogu blokirati web mjesta koja se smatraju pornografskim ili mrskim.
   • Neki paketi praćenja omogućuju određena vremenska ograničenja na određenim vrstama web stranica, na primjer dopuštajući određeno vrijeme svakog dana na web mjestima društvenih mreža.
   • Kad primijetite da vaši zaposlenici često posjećuju web mjesto koje nije povezano s radom, blokirajte to web mjesto i zatim pošaljite e-poštu podsjećajući ih da rade u tvrtki.

3. 

   Nadgledajte e-poštu. Poslodavci teže mogu opravdati nadgledanje e-pošte. Prije čitanja bilo koje e-adrese zaposlenika, zaposlenici bi trebali biti obaviješteni o pravilima koja omogućavaju čitanje njihovih e-adresa. Uz to, poslodavac obično treba razlog sumnje zbog kojega su čitali e-poštu, poput dokumentiranog incidenta s tim zaposlenikom. Poslodavcima je također teško opravdati čitanje e-pošte ako su izvorno tvrdili da će e-mailovi biti povjerljivi.

4. 

   Provjerite jeste li u skladu sa zakonom. Određene mjere praćenja mogu ometati pravo vaših zaposlenika na privatnost. Prije instaliranja softvera za nadzor obratite se odvjetniku za zapošljavanje. Provjerite postoji li pisana dokumentacija o softveru koji su zaposlenici potpisali i da svi razumiju čemu softver služi.

Metoda 4 od 4: Uvođenje drugih vrsta praćenja

1. 

   Snimite telefonske razgovore. Savezni zakon omogućava poslodavcima nadzor telefonskih razgovora zaposlenika. Međutim, to vrijedi samo za poslovne pozive, poput poziva s kupcima ili dobavljačima. Poslodavac općenito ne smije nadzirati osobne pozive i mora prestati snimati i nadzirati poziv kad shvati da je osoban. Izuzetak je jedino ako su osobni telefonski pozivi izričito zabranjeni pravilima o radnom mjestu.
   • Snimanje i nadgledanje glasovnih poruka trebalo bi se obavljati samo s opravdanjem, poput dokumentirane sumnje u nedolično ponašanje.
   • Telefonski razgovori mogu se snimati pomoću telefonskih slavina ili elektroničkog sustava za snimanje. U nekim slučajevima to se može povezati s drugim softverom za nadzor.

2. 

   Postavite video nadzor. Tvrtke obično koriste video nadzor kako bi odvratile kupce od krađe proizvoda. Međutim, neke tvrtke također koriste video nadzor kako bi osigurale da zaposlenici budu produktivni i da ne krše poslovne politike. Praćenje zaposlenika na ovaj način može vam pružiti nepristrane dokaze o nedoličnom ponašanju zaposlenika, a može ih motivirati i na marljiviji rad. Međutim, stalni osjećaj promatranja zaposlenicima može stvoriti nelagodu i dovesti do pada morala. Iz tih razloga, pažljivo razmotrite prednosti i nedostatke prije korištenja video nadzora.
   • U mnogim državama video nadzor je također pažljivo reguliran državnim zakonom. Prije primjene ove vrste nadzora provjerite sa svojim državnim zakonima.
   • Video snimanje zaposlenika koji rade određene aktivnosti, poput korištenja toaleta ili presvlačenja, uvijek je nezakonito i može rezultirati kaznenim kaznama.

3. 

   Pratite lokacije svojih zaposlenika. Određene aplikacije, poput Xora i TSheets, omogućavaju poslodavcima da prate kretanje zaposlenika putem svojih pametnih telefona. To se obično koristi za uvrštavanje ili isključivanje i legalno je ako zaposlenik da pristanak. Međutim, neki se zaposlenici prate 24/7 pomoću softvera, što bi im moglo dati pravnu osnovu da tuže svoje poslodavce zbog kršenja privatnosti. Ako provodite ovu vrstu politike, obratite se odvjetniku da biste bili sigurni da to činite legalno.
   • Tvrtke koje se bave brodarstvom ili vožnjom mogu također koristiti tragače u vozilima kako bi osigurale da vozači ostanu na putu. To je uobičajena praksa i općenito je prihvatljivo.

Pitanja i odgovori zajednice

Vodim tim koji se sastoji od 4 člana. Koji biste alat za praćenje vremena preporučili?

Želio bih preporučiti WebWork tracker. Koristim ga za potrebe mog tima već 7 mjeseci. Prilično je jednostavan za upotrebu i ima mnogo korisnih značajki kao što su razine aktivnosti, snimke zaslona, ​​izvješća, računi i tako dalje. Čak štoviše, pristupačniji je u usporedbi s drugim aplikacijama.

Kako mogu raditi dnevna izvješća?

Možete isprobati sve-u-jednom softver za nadzor i upravljanje. Prikupit će dnevne sažetke svih zaposlenika i izvesti dnevno, tjedno ili mjesečno izvješće koje možete provjeriti ili preuzeti.

Tvrtka je zacrtala politiku prema kojoj svako osoblje mora odlaziti na teren kad odlazi na teren ili izvan ureda, i ustrojiti kad se vrati. Kako mogu riješiti ovaj problem ako osoblje to odbije?

Teško je prisiliti svoje zaposlenike na to, pa zašto onda ne iskoristite drugi način za postizanje svoje svrhe? Možete isprobati softver za nadzor. Može automatski zabilježiti vrijeme prijave i odjave s računala, tako da bi to bilo vrijeme prijave i odjave koje želite snimiti. U protivnom biste svojim zaposlenicima mogli zaprijetiti da im neće biti točno plaćeni ako se ne koriste točno sustavom, ali morat ćete biti pripremljeni da to primijenite. Obavezno ga objavite i dajte zaposlenicima dovoljno vremena da se prilagode.